Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời nói đầu
Sau nhiều năm chuyển sang nền kinh tế thị trờng, đất nớc đang trên đà
phát triển với những bớc thay đổi ngày càng lớn. Cùng chung với sự thay đổi đó
của đất nớc, các doanh nghiệp hiên nay không ngừng đổi mới, tự hoàn thiện
mình để phù hợp vời điều kiện mới. Từ đó tạo đợc những chuyển biến tích cực
mà một trong những điều phải kể đến là quá trình đổi mới là hoàn thiện cơ cấu
tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp ngày càng gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả và
thích nghi hơn với những thách thức, khó khăn ngày càng nhiều của nền kinh tế
hiện nay. Để từ đó đa doanh nghiệp vợt qua những khó khăn và không chỉ tồn
tại mà còn làm ăn có hiệu quả góp phần chung vào quá trình phát triển của nền
kinh tế xã hội. Nhng bên cạnh đó cũng còn rất nhiều doanh nghiệp không thích
nghi đợc với điều kiện và thách thức mới từ đó làm ăn thua lỗ và kém hiệu quả.
Vì vậy để đảm bảo cho sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp đợc lâu dài
đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức của
mình.
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó và qua thời gian thực tập tại công ty
in công đoàn việt nam, tôi đã có dịp tìm hiểu sâu hơn về cơ cấu tổ chức
bộ máy của công ty.
Nhận đợc sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, đặc biệt là thầy: Hoàng Văn
Liêu cũng nh của các cô chú cán bộ công nhân viên trong ban giám đốc và
phòng tổ chức của công ty tôi đã quyết định chọn đề tài:
xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh
nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn việt
nam làm nội dung nghiên cứu.
Đề tài này đợc chia làm ba phần:
Phần I : xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản cho sự sống
còn của doanh nghiệp, nhằm giúp cho mọi ngời, mọi thành viên của bộ máy
phồi hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong việc hoàn thành
các mục tiêu đề ra. Bởi vậy cần phải xây dựng và không ngừng hoàn thiện một
cơ cấu nhất định về vai trò, nhiệm vụ cũng nh vị trí công tác cho phép mỗi bộ
phận gắn bó và tham gia có hiệu quả vào những mục đích, kế hoach đã đặt ra
của doanh nghiệp. Nói cách khác để mỗi bộ phận phối hợp, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn
nhau trong hoạt động một cách có hiệu quả nhất thì chúng ta cần phải đợc bố trí
sắp xếp một cách trật tự hớng đích.
Cơ cấu tổ chức tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác
nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những
trách nhiệm quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những khâu khác nhau, nhằm
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị. Chức năng quản trị ở đây là hình
thức phận công lao động trong lĩnh vực quản trị, có tác động đến quá trình hoạt
động của hệ thống quản trị. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị một mặt phản ánh
cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất.
Chung quy lại là phục vụ mục đích, kế hoạch chung đã đợc xác định của doanh
nghiệp.
II- Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
phải bảo đảm những yêu cầu sau:
Mỗi công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản
đi chăng nữa đều phải đòi hỏi những vấn đề đặt ra, có nh thế mới đạt hiệu quả
cao.
Đặc biệt ở đây việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý là một vấn đề vô cùng phức tạp, nó đòi hỏi rất lớn về nhiều mặt, những mặt
đó, những yêu cầu đó bắt buộc phải đợc trong cơ chế thị trờng hiện nay. Nói rõ
hơn là việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hợp lý, phù
III- Các nhân tố ảnh huởng đến việc xây dựng và hoàn thiện bộ
máy cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xởng,
tổ sản xuất:
Khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp,
phân xởng, tổ sản xuất không phải chỉ dừng lại ở những yêu cầu xuất phát đã
xét ở trên mà còn một vấn đề quan trọng và khó khăn nhất là quán triệt những
yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói rõ
hơn là cần tính đến những nhân tố ảnh hởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình
thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Có thể quy định thành 2 nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu bộ máy quản
trị doanh nghiệp đó là:
- Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nớc: Nhóm này chỉ
ảnh hởng gián tiếp nhng lại có ảnh hởng rất lớn đến việc hình thành, phát triển
và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nhà nớc quản lý vĩ
mô cụ thể là đề ra các chủ chơng, đờng lối, chính sách mà các doanh nghiệp
không theo là không đợc, các doanh nghiệp chỉ đợc thực hiện hoạt động sản
xuất kinh doanh theo những đờng lối, chính sách mà Đảng và Nhà nớc đã đề ra
trong một khuôn khổ luật pháp cho phép. Doanh nghiệp làm những gì mà pháp
luật không cấm và làm theo đờng lối, chủ trơng nhà nớc đề ra.
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản trị: Tình trạng và trình độ phát triển
khoa học kỹ thuật công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. Tính chất và đặc điểm
sản xuất của doanh nghiệp cũng nh chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại
hình sản xuất.
Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dụng của các chức
năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị . Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dụng của các chức
năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản
Một thầy thuốc quyết định sai chết ngời, một vị tớng quyết định sai
chết trăm ngờ, còn một chủ trơng đờng lối chính sách sai làm tác hại đến
hàng thế hệ ngời .
Vậy cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp mà hợp lý, đảm bảo thích nghi
với môi trờng thì doanh nghiệp sẽ tồn tại và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh
doanh có hiệu quả, ngợc lại nếu cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp mà sơ
cứng không phù hợp, không thích ứng với yêu cầu công việc thì rõ ràng hiệu
quả hoạt động sản xuất kinh doanh rất kém, doanh nghiệp không thể hoạt động
đợc và có thể dẫn đến phá sản.
Một điều ngầm hiểu rằng: Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp không
phải bỏ ra chi phí ra để mua nhng chính nó làm ra một khoản tiền rất lớn cho
doanh nghiệp. Tuy vậy, điều đó không phải cơ cấu tổ chức bộ máy nào cũng
làm đợc, mà chỉ làm đợc với những bộ máy có cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý,
thích ứng với môi trờng.
5- Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản:
7
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Cơ cấu trực tuyến:
Với cơ cấu này một ngời lãnh đạo thực hiện tất cả chức năng quản lý và
chịu trách nhiệm về hệ thống do chính mình phụ trách, mọi vấn đề thực hiện
theo kênh đờng thẳng.
+ Ưu điểm: Mệnh lệnh đợc thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ
trởng, mỗi cấp dới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp.
+ Nh ợc điểm: Ngời lãnh đạo một lúc phải thực hiện 5 chức năng (định h-
ớng, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và hoàn chỉnh) do đó đòi hỏi ngời lãnh đạo
phải có kiến thức toàn diện và số đơn vị trực thuộc không lớn. Vì thế cơ cấu này
cha thực hiện đợc chức năng đóng góp của những ngời dới quyền. Chỉ nên áp
dụng cơ cấu này cho một tổ sản xuất hoặc một phân xởng nhỏ.
- Cơ cấu trực tuyến tham mu:
vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý, mỗi đơn vị đợc chuyên môn hoá thực
hiên một chức năng, hình thành những ngời lãnh đạo chức năng và họ có quyền
ra lệnh.
+ Ưu điểm: Chuyên môn hoá quản lý theo chức năng một cách sâu sắc,
tận dụng đợc tài năng của cơ quan chức năng giảm bớt gánh nặng cho ngời lãnh
đạo chung.
9
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B
n21
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Nh ợc điểm: Một cấp dới phải chịu sự lãnh đạo của quá nhiều ngời cấp
trên. Giữa ngời lãnh đạo chung và ngời lãnh đạo chức năng thờng có tranh luận
căng thẳng.
- Cơ cấu trực tuyến - chức năng:
Cơ cấu này thờng dùng cho doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý đợc phận
cônh thành các chức năng chuyên môn, các bộ phận này làm việc t vấn, giúp
việc, tham mu cho Giám đốc và theo dõi về chuyên môn hẹp đối với bộ phận
sản xuất chung nhng không đợc ra lệnh trực tiếp. Các bộ phận chức năng dự
thảo quyết định đa xuống các đơn vị chỉ nhận mệnh lệnh từ một ngời. Các bộ
phận chức năng cũng có thể ra lệnh cho cấp dới theo sự phận cấp.
+ Ưu điểm: Ngời lãnh đạo đợc sự giúp đỡ của ngời lãnh đạo chức năng,
giữa lãnh đạo tuyến với lãnh đạo tuyến còn có nhiều ý kiến khác nhau nên hay
sinh ra họp bàn. Nhìn chung thì cơ cấu này hiện nay vẫn phổ biến ở các doanh
nghiệp.
- Cơ cầu phi hình thức:
Là kiều cơ cấu kết hợp 2 hình thức, cả các bộ phận và cá nhân nằm ngoài
doanh nghiệp đa vào bộ máy. Đây là cơ cấu phi hình thức tìm kiếm đợc thông
tin nhiều chiều, giải quyết các mối quan hệ, thu hút đợc chất xám.
Giám đốc
Phó giám đốc
P. Điều hành sản xuấtP. Kinh doanh
P. Tài vụ
P. Nội chính
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Mô hình bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô vừa
6 Một số phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp
phân xởng, tổ sản xuất:
a Ph ơng pháp t ơng tự:
Là phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế
những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ
cấu tổ chức bộ máy có sẵn. Những cơ cấu tổ chức bộ máy có trớc, nay có những
yếu tố tơng tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ sở phơng pháp
tranh luận để xác định sự tơng tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ
sở phơng pháp để xác định sự tơng tự là sự phận loại các đối tợng quản trị căn
cứ vào những dấu hiệu nhất định chẳng hạn nh: tính đồng nhất về kết quả cuối
cùng của hoạt động quản trị (sản phẩm, quy trình công nghệ ) tính đồng nhất
về các chức năng quản trị đợc tính gần nhau về lãnh thổ. Ưu điểm mổi bật của
phơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí bỏ ra ít, thiếu
phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức bộ máy sắp hoạt động là
khuynh hớng cần ngăn ngừa. Nhìn chung đây là phơng pháp đã đợc áp dụng
phổ biến rộng rãi ở nhiều nơi.
12
Giám đốc
Phòng tài
vụ
Phòng nội
chính
tổ chức bộ máy quản trị hiện hành và các phòng ban bộ phận của nó dới dạng sơ
đồ. Từ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng phòng ban, bộ phận và các chức
năng, nhiệm vụ quyền hạn mà nó thực hiện.
+ Trờng hợp 2: Là trờng hợp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
mới. Trong trờng hợp này sẽ diễn ra các bớc trình tự nh sau:
B ớc 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn kiện hớng dẫn của cơ
quan quản lý, những quy định có tình chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơ cấu
tổ chức bộ máy này. Kết quả thực hiện bớc một là xây dựng mục tiêu cơ cấu tổ
chức, phận cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý, xác lập quan hệ giữa
các phòng ban, bộ phận với các cơ quan cấp trên, các đơn vị hợp tác bên ngoài
xác định các nhu cầu bảo đảm các bộ và thông tin. Nh vậy bớc một là nhằm giải
quyết những vấn đề có tình chất định tính đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị.
B ớc 2 : Xác định các thành phần các phòng ban, các bộ phận của cơ cấu
tổ chức bộ máy quản trị và lập các mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận ấy.
Nội dung cơ bản của bớc này đuợc thể hiện ở việc phân hệ chực tuyến, chức
13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
năng và chong trình mục tiêu, cơ sở để xác định thành các phần phòng ban , bộ
phận của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết về chuyên môn hoá hoạt động quản trị,
sự phan cấp và phân chia hợp lý cac schức năng nghiệp vụ cũng nh quyền hạn
cho các phòng ban, bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích
các dấu hiệu ảnh hỏng đén cơ cấu tổ chức bộ máy.
B ớc 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn,
quyết đinh số cán bộ công nhân viên và đòi hỏi trình độ kiến thức cho từng
phòng ban, bộ pjận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, từ đó xây dựng điều
lệ, qui tắc lề lối làm việc nhằm đảm bảo cho cơ cấu bộ máy quản trị hoạt động
có hiệu quả cao.
Trên đây là hai phong pháp cơ bản nhất trong rất nhiều phơng pháp và
xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ maý doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất là một vấn đề rất quan trọng
xuyên suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 15
Copyright: Tài liệu đại học ©