MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 3
I. Lời nói đầu 3
II. Tổng quan về địa điểm thực tập 6
1.Vài nét về quá trình hình thành phát triển của Phòng GD&ĐT 6
2. Tổ chức bộ máy của Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh 8
III.Danh mục các nội dung thực tập 14
PHẦN NỘI DUNG 15
I.Công tác hành chính văn phòng 16
2. Công việc cụ thể được thực hiện 20
2.1. Soạn thảo các văn bản, công văn, đánh máy 20
2.2. Công tác giải quyết và quản lí văn bản đến 24
2.3. Công tác quản lí văn bản đi 26
2.4. Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu 27
2.5. Công tác lưu trữ 29
II. Lập kế hoạch chiến lược của cơ sở 30
1.Lý thuyết liên quan 30
2. Công việc cụ thể được thực hiện 33
III.Hỗ trợ tổ chức các kì thi 35
1.Lý thuyết liên quan 36
2. Công việc cụ thể được thực hiện 37
IV. Quản lý cơ sở vật chất thiết bị 40
1
1.Lý thuyết liên quan 40
2. Công việc cụ thể được thực hiện 41
V. Tổng hợp các loại báo cáo từ các trường trực thuộc 43
1.Lý thuyết liên quan 43
2. Công việc cụ thể được thực hiện 44
VI. Hỗ trợ tổ chức và tham gia các hoạt động sinh hoạt văn hóa 47
1.Lý thuyết liên quan 47
2. Công việc cụ thể được thực hiện 48

đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và hướng dẫn tận tình trong thời gian thực tập tại cơ
3
quan. Xin cảm ơn thầy Đào Phú Quảng - GVHD HVQLGD đã giúp đỡ để tôi hoàn
thành bản báo cáo thực tập này.
Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi gồm có các nội dung chính:
Phần mở đầu:
I. Lời nói đầu
II.Tổng quan về địa điểm thực tập
III. Danh mục các nội dung thực tập
Phần nội dung:
I. Công tác hành chính văn phòng
II. Lập kế hoạch chiến lược của cơ sở
III. Hỗ trî tổ chức các kì thi
IV. Quản lý cơ sở vật chất thiết bị
V. Tổng hợp các loại báo cáo từ các trường trực thuộc
VI. Hỗ trợ tổ chức và tham gia các hoạt động sinh hoạt văn hóa trong cơ quan
Phần kết luận:
I. Kết luận
1. Tóm tắt công việc được thực hiện trong thời gian thực tập:
2. Bài học kinh nghiệm
II. Kiến nghị
Trong quá trình thực tập và hoàn thành báo cáo không thể tránh khỏi những
thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy giáo, cô
giáo và các bạn để bản báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
4
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CBVP Cán bộ văn phòng
QLGD Quản lí giáo dục
GD&ĐT Giáo dục và đào tạo

pháp đổi mới giáo dục lúc đó là: xã hội hoá, dân chủ hoá, đa dạng hoá, hiện đại
hoá; vận động xã hội, gia đình và nhà trường cùng chăm sóc thế hệ trẻ. Theo
phương hướng đó, ngành giáo dục nói chung và giáo dục huyện Trùng Khánh nói
riêng đã nỗ lực duy trì, củng cố, tiếp tục phát triển nền giáo dục quốc dân, tập trung
chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý giáo
6
dục, xem đội ngũ là yếu tố quyết định hàng đầu trong việc thực hiện chất lượng và
hiệu quả giáo dục.
Thực hiện những phương hướng và giải pháp đổi mới đó, giáo dục Việt Nam
nói chung và giáo dục Trùng Khánh nói riêng đã có những sự thay đổi rõ rệt để
phát triển đi lên. Những chặng đầu đổi mới, để đưa sự nghiệp giáo dục huyện nhà
từng bước đi lên, ngành giáo dục Trùng Khánh đã có nhiều giải pháp tích cực về
phát triển quy mô trường lớp, các ngành học, bậc học, xây dựng và củng cố cơ sở
vật chất trường học, những giải pháp xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ giáo
viên, và nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện. Sau hơn 65 năm xây dựng và
trưởng thành (1945 – 2010) ngành giáo dục Trùng Khánh đã đạt được những thành
tựu đáng kể và được đánh giá là một trong những huyện đứng ở tốp đầu của tỉnh.
Để có được những thành tựu và sự phát triển như vậy phải ghi nhận sự đóng góp
quan trọng của Phòng Giáo dục & Đào tạo Trùng Khánh.
Trùng Khánh là một huyện miền núi của tỉnh Cao Bằng, nằm sát biên giới
Việt Trung với chiều dài đường biên là 60Km, địa hình phức tạp, các dân tộc chủ
yếu là dân tộc tày, nùng, điều kiện kinh tế khó khăn, đại đa số chỉ có hoạt động
nông nghiệp với quy mô nhỏ và thu nhập thấp, số gia đình thuộc hộ nghèo còn cao.
Khó khăn về địa lý, kinh tế và sự thiếu hiểu biết của người dân là những trở ngại
cho sự phát triển giáo dục toàn huyện. Tuy nhiên, trước những khó khăn đó, Phòng
GD&ĐT Trùng Khánh có những thuận lợi nhất định: Thứ nhất, Phòng GD&ĐT
Trùng Khánh luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Sở GD&ĐT Cao
Bằng, của UBND huyện Trùng Khánh và nhận được sự ủng hộ của toàn thể nhân
dân và cán bộ giáo viên trên toàn huyện. Đây là một thuận lợi cực kì to lớn đối với
sự phát triển của Phòng; Thứ 2, về điạ điểm Phòng GD&ĐT Trùng Khánh nằm trên

2.1 Vị trí, chức năng:
- Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ
ban nhân dân huyện Trùng Khánh, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo,
bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo
và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học
và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng
giáo dục và đào tạo.
- Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ
ban nhân dân huyện Trùng Khánh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về
chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo Cao Bằng.
2.2. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng GD&ĐT Trùng Khánh
1. Trình UBND huyện, chủ tịch UBND huyện dự thảo quyết định, chỉ thị,
quy hoạch kế hoạch, chương trình, dự án về GD ở địa phương, tổ chức thực hiện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2. Chỉ đạo, tổ chức thực hiện mục tiêu, chương trình, nội dung, kế hoạch
chuyên môn, nghiệp vụ, các hoạt động GD, phổ cập GD, công tác tuyển sinh, xét
duyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ và hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra công tác
quản lý chất lượng giáo dục đối với các cơ sở GD trực thuộc.
3. Hướng dẫn tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách về XHHGD, huy
động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp GD trên địa bàn.
4. Kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm theo thẩm quyền về việc thực hiện
chính sách pháp luật quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án trong lĩnh vực
GD&ĐT ở địa phương.
2.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng GD&ĐT Trùng Khánh
9
Tổ chức bộ máy của Phòng GD&ĐT Trùng Khánh và cơ chế phối hợp giữa
các cấp trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về giáo dục được thể hiện
qua sơ đồ sau:

hiện các quy định về chuẩn giáo viên, quy chế thi.
- Chỉ đạo triển khai chủ trương XHHGD, thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu
trách nhiệm về tài chính và tổ chức đối với các đơn vị sự nghiệp GD của huyện.
- Thực hiện theo quy định của Chính phủ và hướng dẫn của UBND tỉnh về mô
hình tổ chức, bộ máy và khung biên chế của Phòng GD&ĐTl bảo đảm đủ biên chế
hành chính cho Phòng GD&ĐT thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
Đồng thời phòng GD&ĐT có trách nhiệm giúp UBND cấp huyện thực hiện
chức năng QLNN về GD trên địa bàn huyện:
1. Trình Uỷ ban nhân dân huyện Trùng Khánh:
a) Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, các quy
định của Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về hoạt động giáo dục trên địa bàn;
b) Dự thảo quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm, hàng năm và chương trình,
nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn;
c) Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường trung học cơ sở, trường phổ thông
có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, cơ sở giáo dục mầm
non trên địa bàn theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo Cao Bằng.
d) Dự thảo các quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động,
giải thể các các cơ sở giáo dục công lập, gồm: trường trung học cơ sở, trường phổ
thông có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, cơ sở giáo
dục mầm non; cho phép thành lập, đình chỉ hoạt động, giải thể các trường, các cơ sở
giáo dục ngoài công lập thuộc quyền quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện theo quy
định của pháp luật.
2. Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương sau khi được cấp
có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách về xã
11
hội hóa giáo dục; huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp
giáo dục trên địa bàn; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về giáo
dục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực giáo
dục trên địa bàn; thực hiện mục tiêu, chương trình nội dung, kế hoạch, chuyên môn,

Phòng GD&ĐT phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện để
thực hiện các nhiệm vụ giáo dục, đảm bảo thống nhất trong quản lý nhà nước về giáo
dục.
4. Phòng GD&ĐT- UBND xã
- Hướng dẫn, kiểm tra UBND xã thực hiện kế hoạch phát triển GD trên địa
bàn xã; việc thành lập, sáp nhập, giải thể đình chỉ hoạt động các cơ sở giáo dục Mầm
non.
- Phối hợp với UBND xã thực hiện phổ cập GD, quản lý các trường MG, MN,
tiểu học, THCS đóng trên địa bàn.
5. Phòng GD&ĐT- Trường
- Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức việc thực hiện mục tiêu, chương trình, nội dung,
kế hoạch, chuyên môn, nhiệm vụ của các hoạt động GD, phổ cập giáo dục, công tác
tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở
GD&ĐT trên địa bàn huyện.
- Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện cơ chế tự
chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức, biên chế, nhân sự, tài chính của các
cơ sở GD&ĐT công lập theo phân cấp của UBND tỉnh và quy định của pháp luật.
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của phòng bao gồm: 01 Trưởng phòng, 01 Phó
trưởng phòng, bộ phận tổ chức cán bộ, bộ phận chuyên môn ( THCS, Tiểu học,
13
mầm non), bộ phận Hành chính - tổng hợp, bộ phận kế toán, thủ quỹ, bộ phận quản
lý và phát hành cơ sở vật chất- thiết bị giáo dục, bộ phận tổng hợp, đoàn đội, công
đoàn ngành. Hiện nay, Phòng GD&ĐT Trùng Khánh có 15 cán bộ, nhân viên, quản
lý hệ thống giáo dục của huyện nhà bao gồm: 10 trường mầm non, 30 trường tiểu
học, 10 trường THCS, cùng với hơn 700 nhà giáo, cán bộ quản lý giáo dục các bậc
học.
III. DANH MỤC CÁC NỘI DUNG THỰC TẬP
1. Công tác hành chính văn phòng:
Thực hiện công tác hành chính văn phòng:
+ Soạn thảo các văn bản, công văn, in ấn, phô tô, phát hành…

PHẦN NỘI DUNG
I. Công tác hành chính văn phòng.
1. Lý thuyết liên quan.
- Về mặt lý luận:
Trên những kiến thức đã học về hành chính văn phòng, chúng ta biết rằng,
Văn phòng là một bộ phận, đơn vị tổ chức của cơ quan có trách nhiệm thu thập, xử
lí và tổng hợp thông tin phục vụ điều hành của lãnh đạo, đảm bảo vật chất, kĩ thuật,
dịch vụ hậu cần phục vụ cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
15
Văn phòng có vai trò quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Có thể ví văn
phòng là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là “tai mắt” của cơ quan, do đó tính nề nếp, kỉ
cương, khoa học của hoạt động văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết
để hoạt động điều hành diễn ra thông suốt và đạt hiệu quả cao. Văn phòng là bộ
phận giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào
những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết
quả hơn; đảm bảo sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp
nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân
thủ pháp luật, giữ vững kỉ cương; giữ được vai trò là đầu mối trong công tác với
cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung. Vì vậy
hiệu quả của công tác văn phòng có y nghĩa quan trọng thậm chí có ý nghĩa quyết
định đến sự thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản lí hậu cần của
mỗi cơ quan, tổ chức.
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp văn phòng tiến hành những hoạt
động có nội dung nhiều mặt và tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ
chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc cho lãnh đạo cơ
quan, tổ chức.
Thực hiện chức năng hậu cần là đảm bảo các điều kiện vật chất như nhà cửa,
phương tiện, trang thiết bị, tài chính đảm bảo sự vận hành bình thường của cơ
quan.

cáo cho Trưởng phòng để cử người tạm giữ con dấu.
17
4. Hàng tuần, hàng tháng văn thư có nhiệm vụ cập nhật các công việc của cơ
quan Phòng, các loại công văn đi và đến trên máy tính , báo cáo với Trưởng phòng
để theo dõi việc thực hiện.
5. Chịu trách nhiệm nhận báo cáo từ các cơ sở khi các bộ phận có yêu cầu.
Cập nhật việc nộp báo cáo cuả các cơ sở để làm căn cứ trong công tác thi đua.
6, Làm thư kí các cuộc họp của cơ quan Phòng, chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng về các loại báo cáo công việc của cơ quan Phòng gửi cho Sở Giáo
dục và Đào tạo, thường trực Huyện Ủy, HĐND, UBND. Tổng hợp công tác thi đua
– khen thưởng theo sự chỉ đạo của Hội đồng thi đua khen thưởng.
- Công tác hành chính văn phòng bao gồm những công việc chủ yếu: công
tác văn phòng (tổ chức lao động văn phòng, thông tin, lập chương trình, lập kế
hoạch công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách, công tác hậu cần, thống kê, hiện đại
hóa công tác văn phòng), công tác văn thư, công tác lưu trữ. Cụ thể:
+ Công tác văn thư: Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày
08/04/2004 về công tác văn thư; Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55-
CV/TCCB ngày 01/03/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT của
Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản
lí văn bản phục vụ cho các yêu cầu quản lí của các cơ quan. Mục đích chính của
công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lí. Những tài liệu, văn kiện được
soạn thảo, quản lí và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương
tiện thiết yếu bảo đảm cho các cơ quan hoạt động có hiệu quả”.
+ Đối với công tác soạn thảo, in ấn, nhân bản, ban hành và quản lí văn bản
đi: Soạn thảo theo đúng nội dung, thể thức và kĩ thuật trình bày theo quy định tại
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về Hướng dẫn về thể thức và kĩ
thuật trình bày văn bản, ngày 06 tháng 05 năm 2005; sau đó trình lãnh đạo Phòng
duyệt, kí và thực hiện đóng dấu. Đối với những văn bản do bộ phận khác soạn thảo
CBVP kiểm tra chữ kí nháy và chữ kí của lãnh đạo cơ quan và đóng dấu. Quy trình
18

văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị hội trường, phòng họp, cơ sở vật chất, thiết bị,
phương tiện theo yêu cầu và nội dung của từng hội nghị, cuộc họp. Khi cơ quan có
khách đến giao dich hoặc liên hệ công việc thì cần thực hiện việc tiếp đón khách,
sắp xếp cho khách làm việc với người họ cần gặp. Thường xuyên kiểm tra, bảo vệ,
bảo dưỡng các thiết bị máy móc của cơ quan và mua sắm khi cần thiết (theo sự chỉ
đạo của lãnh đạo).
2. Công việc cụ thể được thực hiện.
2.1. Soạn thảo các văn bản, công văn, đánh máy:
+ Nhận bàn giao công tác phòng hành chính. Nhận bàn giao: Chìa khóa
phòng, con dấu và hộp dấu, sổ ghi văn bản đến, văn bản đi, sổ quyết định đi, tài sản
trong phòng hành chính…
+ Soạn công văn hướng dẫn các trường trực thuộc tổ chức kỷ niệm 70 năm
ngày Bác Hồ về nước.
+ Soạn công văn hướng dẫn các trường kiểm tra học kỳ và nâng cao chất
lượng ngân hàng đề thi.
+ Soạn công văn hướng dẫn các trường khảo sát thực trạng học sinh, sinh
viên chơi trò chơi trực tuyến- GO.
+ Soạn công văn gửi các trường trực thuộc về thông báo hướng dẫn kết quả
trường học thân thiện, học sinh tích cực, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ học
kỳ I.
+ Đánh máy Báo cáo thực hiện dự án kiên cố hóa trường lớp và nhà công vụ
giáo viên.
20
+ Soạn công văn gửi các trường về “đổi mới PPDH THCS”
+ Đánh máy Quyết định thành lập đoàn thẩm định trường chuẩn Quốc gia
trường Tiểu học thị trấn Trùng Khánh, và tờ trình thành lập đoàn thẩm định trường
chuẩn Quốc gia.
Biện pháp thực hiện:
- Nhận bàn giao công tác phòng hành chính. Nhận bàn giao: Chìa khóa
phòng, con dấu và hộp dấu, sổ ghi văn bản đến, văn bản đi, sổ quyết định đi, tài sản

- Soạn thảo các công văn hướng dẫn gửi các trường trực thuộc (Tiểu học,
THCS, Mầm non)
+ Theo yêu cầu của Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng, tôi soạn công
văn hướng dẫn gửi các trường trực thuộc dựa trên công văn đến của Sở Giáo dục và
Đào tạo theo đúng mục đích, yêu cầu.
+ Để đảm bảo các trường thực hiện đúng và hiệu quả. Phải nghiên cứu kỹ
công văn chỉ đạo từ Sở GD&ĐT, và nắm được mục đích, nội dung. Từ đó, hướng
dẫn các trường thực hiện đúng mục đích, yêu cầu, nêu rõ trách nhiệm của nhà
trường và của giáo viên và thời hạn để thực hiện và hoàn thành để báo cáo đến
Phòng GD&ĐT.
+ Dựa trên sự hướng dẫn của Phó Trưởng phòng, và áp dụng những kiến
thức đã học về công nghệ thông tin, hành chính văn phòng (thể thức trình bày văn
bản) tôi soạn thảo văn bản theo quy định tại Thông tư 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP
Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Nội Vụ- Văn Phòng
Chính Phủ.
22
+ Để đảm bảo cho việc triển khai đến các trường nhanh chóng và hiệu quả
thì ngoài việc soạn thảo đảm bảo nội dung, yêu cầu mà còn cần phải đánh máy một
cách nhanh chóng, chính xác theo quy định. Như vậy kỹ năng sử dụng thành thạo
công nghệ thông tin, đặc biệt là các thủ thuật trong word và nắm vững các quy định
về thể thức trình bày văn bản là rất cần thiết.
- Soạn quyết định và tờ trình:
+ Theo yêu cầu của Trưởng phòng, tôi tiến hành đánh máy Quyết định thành
lập đoàn thẩm định trường chuẩn Quốc gia trường tiểu học thị trấn Trùng Khánh và
tờ trình thành lập đoàn thẩm định trường chuẩn Quốc gia.
+ Theo bản viết tay của Trưởng phòng, tôi đã đánh máy quyết định, tờ trình
và sử dụng những kỹ năng soạn thảo văn bản của bản thân và tìm hiểu, học hỏi
những Quyết định, tờ trình mà cán bộ hành chính văn phòng đã soạn thảo, và căn
cứ vào quy định về thể thức trình bày văn bản theo Thông tư 55, tôi đã tiến hành
soạn thảo văn bản.

- Tôi thực hiện quy trình giải quyết văn bản đến được thực hiện theo các
bước sau:
+ Tiếp nhận công văn: Nếu như có chuyển phát nhanh từ nhân viên bưu điện
thì cần ký nhận theo yêu cầu của bưu điện.
+ Phân loại: Nếu là thư riêng, không được bóc bì và chuyển đến người nhận,
nếu là phong bì ghi rõ đơn vị nhận là Phòng GD&ĐT Trùng Khánh, hoặc các bộ
phận trong cơ quan (các tổ chuyên môn, Đảng bộ, Công đoàn) thì tiến hành bóc bì
để vào sổ đăng ký.
24
+ Bóc bì: Dựa trên những kiến thức về hành chính văn phòng đã học, về quy
trình giải quyết văn bản đến, tôi tiến hành bóc bì: bóc mép trái của phong bì, đảm
bảo không làm rách giấy tờ bên trong, giữ nguyên địa chỉ gửi, và sau đó kiểm tra
bên trong phong bì, không để sai sót văn bản, giấy tờ bên trong.
+ Đăng ký: Tôi tiến hành đăng ký các loại văn bản vào sổ công văn đến theo
mẫu trong sổ: ngày tháng đến (là ngày nhận được văn bản), số đến (là số theo thứ
tự của các văn bản đến trong năm), ký hiệu công văn (là ký hiệu được ghi trên công
văn đến), ngày tháng công văn (là ngày tháng được ghi trong công văn), trích yếu
nội dung công văn (ghi trích yếu từng loại công văn)
+ Trình lãnh đạo: Sau khi vào sổ đăng ký văn bản đến, tôi trình lãnh đạo
những công văn đến trong ngày, tùy theo từng yêu cầu, nội dung công văn mà
Trưởng phòng phân trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân thực hiện.
- Để việc giải quyết và quản lý văn bản đến được thực hiện có hiệu quả, đảm
bảo tiến độ thực hiện công việc trong cơ quan, thì yêu cầu rất cần thiết là cần nắm
vững những kiến thức về hành chính văn phòng, đòi hỏi cần có sự cẩn thận, chính
xác trong khi nhập các thông tin của văn bản đến vào sổ đăng ký để thuận tiện cho
việc theo dõi và kiểm tra, và sự nhanh chóng để có thể chuyển những công văn lên
trình Trưởng phòng, đảm bảo các công văn được triển khai kịp thời.
Sản phẩm:
- Trước khi được đảm nhận công việc hành chính văn phòng, tôi nhận bàn
giao và hướng dẫn của cán bộ hành chính văn phòng. Sau vài lần thực hiện việc