PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG: MN HOA HỒNG XÃ PẮC TA
TỔ CHUYÊN MÔN: GDMN2

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG MẦM NON

Lĩnh vực/Môn: VĂN THƯ LƯU TRỮ
Tên tác giả: HÀ NGỌC ĐOÀI

NĂM HỌC 2014 - 2015

-1-


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
- Khái quát về lý luận: Ngày nay trước tình hình phát triển, đổi mới ngày
càng sâu rộng, mạnh mẽ của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển, sự trao
đổi thông tin, công văn, văn bản, chỉ thị.... giữa các cơ quan, đơn vị, các ngành
ngày càng nhiều, riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số lượng các văn bản giữa
các cơ quan trong ngành là rất nhiều nên công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có
một số kiến thức nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời
và hiệu quả.
Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ
phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; báo cáo…)
của các cấp ban ngành đến đơn vị, thông báo đến nhà trường, các đoàn thể trong
nhà trường và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin trên…) quá
trình thực hiện, hoạt động của đơn vị đối với cấp trên, cơ quan đơn vị chủ quản.

bộ nhớ, bộ lọc của nhà trường trong khi điều kiện nhà trường rất khó khăn về cơ
sở vật chất. Từ những đúc kết kinh nghiệm, những khó khăn mà tôi đã khắc phục
trong quá trình công tác tôi mạnh dạn đưa ra sáng kiến kinh nghiệm: “Một số
biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại
trường mầm non” nhằm nâng cao công tác quản lý văn thư, lưu trữ cho nhà
trường .
Từ những nội dung trên bản thân tôi đã đúc kết nhiều kinh nghiệm, đầu tư
suy nghĩ tìm tòi, nghiên cứu, tìm hiểu về công tác quản lý văn thư, lưu trữ của
trường phải vượt qua những thuận lợi và khó khăn như sau:
4. Điểm mới của SKKN: Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của
nhân viên văn phòng về công tác văn thư, lưu trữ. Người làm công tác văn thư
lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu trữ một cách thật nhanh chóng; lưu trữ hồ
sơ, các văn kiện nhà trường theo trình từ logic và khoa học, giúp cho quá trình
bảo quản tài liệu được an toàn và lâu dài.
Đề tài này rất cần cho những đơn vị nhà trường vung sâu vùng xa nơi mà
điều kiện cơ sở vật chất chưa có phòng lưu trữ riêng.
Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác
sử dụng văn bản, tài liệu lưu trữ, nhân viên lưu trữ của nhà trường có thể kiêm
nhiệm thêm các công viêc khác đối với những đơn vị còn thiếu nhân viên.

-3-


PHẦN NỘI DUNG

Chương 1
1.1. Các định nghĩa, khái niện có liên quan đến tên của vấn đề SKKN
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn vị.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản

Phủ công tác văn thư.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị đính số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ.
- Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
Phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo đúng
quy trình hướng dẫn của cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước tại công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về việc hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hành
chính và công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 09/12/2006 về việc hướng dẫn tổ
chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
- Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014 về việc
ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lai Châu.

Chương 2
2.1. Viết vài nét về địa bàn thực hiện sáng kiến
Từ trước đến nay công tác văn thư lưu trữ ở các trường học trong địa bàn
huyện đều được kiêm nhiệm, đa số nhân viên văn thư ở các trường của huyện
đều là những người không đúng chuyên môn, công tác quản lý văn thư, lưu trữ
không được quan tâm đúng mức nên việc lưu trữ còn rất nhiều bề bộn và thiếu
sót, tình trạng chồng chéo, không khoa học hoặc là bị thất lạc hỏng mất thường
xuyên sảy ra.

-5-


Từ năm 2010 trở lại đây do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về nhiều mặt

-6-


Trường mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta là trường vừa mới được thành lập
nên cơ sở vật chất còn nhiều thiếu thốn, không có văn phòng dành riêng cho công
tác quản lý văn thư, lưu trữ, các cơ sở vật chất để lưu trữ còn sơ sài, thiếu và hầu
như không có, văn phòng chỉ có một phòng 30m 2 là nơi làm việc tập trung của
Ban giám hiệu nhà trường, kế toán, văn thư, đồng thời cũng là phòng hội đồng
của nhà trường vì vậy không gian hẹp nhưng lại có rất nhiều tài liệu, các loại tài
liệu khác nhau gây khó khăn rất nhiều trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ.
Cán bộ làm công tác văn thư chưa qua trường lớp chuyên môn nghiệp vụ.
Nên việc bảo quản hồ sơ sổ sách chưa theo hệ thống.
Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều thiếu sót và chưa có
nhiều kinh nghiệm trong công việc.
Sắp xếp việc lưu trữ các loại tài liệu, văn bản của nhà trường chủ yếu
bằng thủ công chưa có khoa học. Chưa có thiết bị đồ chuyên dụng phục vụ công
tác lưu trữ. (Cả nhà trường chỉ có 01 tủ đồ mượn của tiểu học để lưu trữ tất cả
các hồ sơ, tài liệu của nhà trường).
Nhân viên trong nhà trường còn thiếu, (chưa có nhân viên y tế học đường,
nhân viên bảo vệ), nên nhân viên văn thư còn phụ trách kiêm nhiệm các công
việc khác nên việc chú tâm vào công tác văn thư lưu trữ chưa được chuyên cần.
Địa bàn trường khá rộng dân cư sống phân tán, đời sống còn gặp nhiều
khó khăn. Một bộ phận người dân làm thuê làm mướn nên mỗi khi đi làm ăn xa
thường đến rút học bạ (năm học 2013 – 2014 có 10 trường hợp học sinh chuyển
trường, chuyển lớp đi và đến), chuyển trường không phù hợp với thời điểm của
năm học, các thành phần trong hồ sơ thường xuyên bị thiếu hoặc là bị mượn lại
để phục vụ các công tác khác, nên công tác quản lý lưu trữ gặp nhiều khó khăn.
- Trình độ chuyên môn về công tác văn thư lưu trữ còn yếu, kinh nghiệm
còn ít do kinh nghiệm trong công tác lâu năm chưa cao.
2.3. Nguyên nhân

vị, cá nhân thường xuyên nhận văn bản cần có một danh sách số điện thoại
người nhận hoặc đơn vị nhận để kiểm tra quá trình chuyển những văn bản quan
trọng và thời gian gấp rút. Hoặc trong nội dung gửi thư yêu cầu có phản hồi đã
nhận thư lại địa chỉ gửi, nhằm giúp người quản lý việc chuyển văn bản tài liệu
nắm được số lượng đơn vị đã nhận và chưa nhận.
- Đối với văn bản đến việc vào sổ công văn và chuyển đến người nhận để

-8-


giải quyết là chuyện tất nhiên, nhưng trong những giai đoạn mà số lượng văn
bản đến lớn, nhiều nội dung cần phải xử lý, thực hiện và có báo cáo phản hồi.
Để tránh cho việc xử lý chậm, hoặc không được thực hiện triển khai, báo cáo
phản hồi lại nội dung mà trong văn bản đến yêu cầu. Người làm công tác văn
thư phải phân luồng văn bản đến về nội dung, yêu cầu và người thực hiện, thời
gian thực hiện, những văn bản nào cần có báo cáo, phản hồi nhiều lần…
Ví dụ: những công văn của nhà trường được phân loại chuyển đến Ban giám
hiệu nhà trường, những công văn của Công đoàn thì chuyển đến Chủ tịch Công
đoàn, tương tự như vậy đối với các tổ chức đoàn thể khác trong nhà trường.
Tuy nhiên việc thực hiện chế độ báo cáo phản hồi, triển khai thì người cán
bộ văn thư phải có một quyển sổ riêng ngoài sổ đăng ký công văn đến.
Ví dụ: Công văn về công tác y tế trường học một năm báo cáo đinh kì 2
lần. Nhân viên văn thư cần phải có sổ theo dõi nhằm giám sát nhắc nhở nhà
trường về việc thực hiện chế độ báo cáo đúng thời gian quy định.
Sổ theo dõi việc triên khai công văn, việc thực hiện chế độ báo cáo cần
ghi theo tháng, vì có những công văn đến triển khai thực hiện có thể đến một
hoặc 2 tháng mới báo cáo phản hồi lại cơ quan cấp trên. Nên người quản lý văn
thư chỉ cần xem xét sổ để thông báo nhắc nhở tới người phụ trách việc báo cáo
phản hồi theo công văn yêu cầu, không để sảy ra tình trạng quyên không báo
cáo, không thực hiện triển khai ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ năm học

lượng rất cao. Điều kiện cho phép là việc thực hiện chuyển văn bản, công văn đi
và đến được thực hiện bằng hòm thư điện tử từ tháng 12 năm 2013 nên việc ứng
dụng là dễ ràng và tiện lợi.
Đối với văn bản đến nhân viên văn thư chỉ vào hòm thư đến tải về xem
xét qua nội dung nhằm phân loại để gửi đến người phụ trách những loại công
văn đó. Từ (File) mình tải về chỉnh sửa lại tên theo trích yếu nội dung và số ghi
trên công văn sau đó lưu vào Folder từng loại văn bản mình tạo ra theo từng
tháng, năm và loại văn bản.
Ví dụ: D/công văn đến/ năm 2014/tháng1/quyết định
Như vậy khi ta tìm đến quyết định, hướng dẫn, công tác tuyên truyền… là
đã có ngay không cần phải in, lưu sau đó khi cần phải đi tìm, lục trong đống
công văn.
Việc thực hiện lưu trữ trên máy cũng có hệ quả của nó, ví dụ máy tính
hỏng khôi phục lại bị mấy dữ liệu hoặc là trong quá trình sử dụng bị mất do

- 10 -


virut tấn công hoặc bất cẩn xóa file….để tránh gặp phải tình huống như vậy mỗi
tháng ta phải sao lưu dữ liệu lên dữ liệu điện toán đám mây, hoặc google drive.
Sau đó nhiều người có thể vào địa chỉ trên lấy văn bản, dữ liệu tài liệu bất cứ khi
nào và loại nào.
Đây là phương pháp lưu trữ đảm bảo an toàn đầy đủ, nhưng lại khắc phục
được khó khăn của nhà trường, tiết kiệm được văn phòng phẩm trong quá trình
in ấn và lưu trữ.
3.2. Hiệu quả của sáng kiến
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư
của trường mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta tôi thấy hiệu quả của những biện
pháp trên sau khi thực hiện như sau:
Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận

nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, nhạy bén không
nóng nảy. Phải thật sự yêu quý công việc, xem việc của mình làm là tạo điều
kiện cho lãnh đạo để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm học.
3.3.2. Ý nghĩa
Thời gian tham gia công tác ngắn, lại được điều động về nhà trường mới
được thành lập, nơi mà so với đơn vị cũ là mới là, thiếu thốn, công việc xử lý,
kiêm nhiệm nhiều, nhưng với sự nhiệt tình ham học hỏi, tự lao động sáng tạo đã
cho bản thân cơ hội được rèn luyện, học tập nâng cao được năng lực chuyên
môn, khả năng xử lý công việc một cách chính xác khoa học, góp phần giúp nhà
trường thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học đầu tiên sau khi mới chia tách,
thành lập, đồng thời cho bản thân thêm nhiều kinh nghiệm trong công tác văn
thư lưu trữ.
3.3.3. Tính khả thi và khả năng áp dụng triển khai của sáng kiến ở mức
độ nào và đối tượng nào sẽ có kết quả
Việc áp dụng sáng kiến vào các đơn vị trong địa bàn là rất dễ dàng và
mang tính khả thi cao, vì hiện nay trường nào cũng có nhân viên văn thư lưu trữ.
Việc triển khai đối với công tác văn thư, lưu trữ trong ngành là đơn giản
và hiệu quả đối với những trường mà có mạng internet, nhân viên phụ trách văn
thư có trình độ về công nghệ thông tin, nhà trường có máy tính riêng phục vụ
cho công tác quản lý văn thư, lưu trữ. Không chỉ áp dụng đối với địa bàn trong
huyện mà còn đối với nhiều địa phương khác.
Đối với các ngành khác công tác văn thư lưu trữ được quan tâm hơn nhưng

- 12 -


cách áp dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ, loại bỏ phần nào cách lưu trữ truyền
thống sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác văn thư lưu trữ ngày nay.
PHẦN KẾT LUẬN
1 Kết luận: Nội dung trên là tất cả những kinh nghiệm của tôi trong quá

cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn, tạo điều kiện làm việc tốt nhất
phù hợp với đặc thù của ngành và từng đơn vị.
Pắc Ta, ngày

tháng

Xác nhận của lãnh đạo đơn vị

Tác giả SKKN

(người viết SKKN)

(Ký, ghi rõ họ tên)

- 14 -

năm 201