LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luân với tên đề tài “Tìm hiểu công tác Văn thư
lưu trữ tại công ty Urenco – Hà Nội”.
Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng tôi không hề sao chép
của ai cả. Mọi thông tin đã trình bày trong đề tài là trung thực.
Sinh viên thực hiện


LỜI CẢM ƠN
Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy cô, đặc
biệt đối với TS. Bùi Thị Ánh Vân đã tận tâm, giúp đỡ tận tình trong quá trình tôi
thực hiện đề tài.
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát thực tế, thu thập và
tổng hợp thông tin, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ ban lãnh đạo, cán bộ
văn thư – lưu trữ của Công ty Urenco – Hà Nội.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Tôi là sinh viên của khoa Văn thư - Lưu trữ nên chọn đề tài này để phù
hợp với việc phục vụ cho chuyên ngành, vấn đề học tốt cho sau này.
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Đây là công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính chất nghiệp vụ, kĩ thuật và
liên quan đến nhiều cán bộ, công chức. Công tác này tạo điều kiện làm tốt công
tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là
nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành,lưu trữ tổ chức. Vì

2009) đã cung cấp cho tôi những luận cứ lý thuyết hết sức cặn kẽ, minh họa sinh
động, phong phú.
3. Mục tiêu nghiên cứu:
Sáng tỏ những lý thuyết văn thư – lưu trữ mà tôi đã được học, chứng minh
sự đúng đắn của lý thuyết đó.
Tìm ra một số giải pháp để góp phần hỗ trợ cho sự phát triển của Công ty
Urenco.
4. Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của bài tiểu luận là công tác văn thư – lưu trữ tại
Công ty Urenco – Hà Nội.
5. Phạm vi nghiên cứu:
-

Nghiên cứu công tác văn thư tại Công ty Urenco:
Thời gian nghiên cứu: năm 2014-2015.
Phạm vi không gian: Tại Công ty Urenco – Hà Nội.
Phạm vi thời gian thực hiện: Từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2015.
6. Phương pháp nghiên cứu:

-

Thư viện.
Khảo sát thực tiễn.
Phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn về công tác văn thư – lưu

-

trữ tại Công ty Urenco.
Phương pháp đối chiếu, tổng hợp.
7. Bố cục đề tài:

tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tác
văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lí
quy trình chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức.
- Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản
trong các cơ quan tổ chức, tổ chức và quản lí văn bản trong các cơ quan đó.
Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn.
Tóm lại: “ Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ
quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị
vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức ).” [ 7; Tr.7 ]
1.1.2 : Nội dung về công tác văn thư :
Công tác văn thư gồm 3 nội dung công việc sau đây :
-Thứ nhất, xây dựng văn bản
Thảo văn bản;
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;
Đánh máy văn bản;
Ký văn bản.
-Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản đến;
Quản lý và giải quyết văn bản đi;
Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
-Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu
7


Các loại con dấu;
Quản lý con dấu;
Sử dụng con dấu.
1.1.3: Yêu cầu về công tác văn thư:
Quá trình thực hiện công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau đây :

học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội. Vì thế công tác lưu trữ là một
mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Tóm lại, “ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.”[ 4; Tr.17 ]
1.2.2 : Nội dung về công tác lưu trữ:
-

Công tác lưu trữ gồm 3 nội dung sau đây :
Hoạt động nghiệp vụ: thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
Hoạt động quản lý: soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để
quản lý nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định

-

của nhà nước về lưu trữ;
Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ,hợp tác quốc tế về
lưu trữ.
1.2.3 : Tính chất của công tác lưu trữ :

-

Tính chất khoa học:
Nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài
liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung
chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị.thu nhập và bổ

chính chịu trách nhiệm quản lý môi trường, thu gom, vận chuyển và xử lý chất
thải đô thị trên địa bàn Hà Nội, cung ứng các dịch vụ vệ sinh môi trường đô thị
và khu công nghiệp trên phạm vi toàn quốc.
Tên giao dịch Quốc tế: Urban Environment Company – URENCO.
Urenco phụ trách thu gom, vận chuyển và xử lý chất thải ở 4 Quận trung
tâm của thành phố Hà Nội là Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa và Hai Bà Trưng.
Với khối lượng rác thải sinh hoạt thu gom trung bình là 3.500 tấn/ngày.
Không chỉ phụ trách thu gom rác thải sinh hoạt phát sinh hàng ngày.
Urenco còn là công ty hàng đầu về thu gom, xử lý các loại chất thải khác như
chất thải xây dựng, chất thải Công nghiệp, chất thải Y tế nguy hại và phân bùn
bể phốt.
Urenco được Thành phố cho phép hoạt động theo mô hình Công ty mẹ công ty con từ năm 2011. Hiện nay Urenco có tất cả 16 đơn vị thành viên với
hơn 3500 cán bộ công nhân viên - lao động.

10


Được thành lập từ năm 1960, với hơn 50 năm kinh nghiệm của mình,
Urenco không chỉ là thương hiệu hàng đầu Việt Nam về quản lý môi trường đô
thị và công nghiệp mà đã vươn xa ra tầm quốc tế. Vinh dự được Đảng và nhà
nước trao tặng danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới và nhiều danh hiệu,
huân chương cao quý khác.
Hiện nay, Urenco là thành viên thường trực của Hiệp hội Môi trường Đô
thị Việt Nam (VUREIA), thường xuyên tham gia tư vấn cho nhà nước về chính
sách, pháp luật, nghị định, quy hoạch…chuyên ngành môi trường đô thị và
công nghiệp; phối hợp với các đối tác trong và ngoài nước tổ chức các cuộc hội
thảo, hội nghị, thăm quan học tập…nhằm trao đổi kinh nghiệm, phổ biến các
kiến thức quản lý hiệu quả và áp dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến trong lĩnh
vực môi trường.
1.3.2: Cơ cấu tổ chức:

nhiều. Do đó , công tác này đóng vai trò không thể thiếu đối vơi công ty Urenco
– Hà Nội.

12


Chương 2:
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY URENCO
2.1: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Urenco
2.1.1: Công tác văn thư
-

2.1.1.1: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Về hình thức văn bản:
Hiện nay, các văn bản mà công ty Urenco ban hành chủ yếu là văn bản
hành chính gồm: quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo, kế hoạch, công văn, tờ

-

trình, các loại hợp đồng, giấy mời, giấy giới thiệu, vv…
Về thể thức văn bản:
Công ty Urenco đã áp dụng theo đúng Thông tư số 01/2011/TT- BNV của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính trong

-

công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Công tác soạn thảo văn bản: Khi tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản,
công ty Urenco. tiến hành theo các bước sau:
+ Thứ nhất là xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn

Ghi số và ngày tháng văn bản nhằm mục đích giúp cho việc quản lý, tra
tìm, sắp xếp văn bản được thuận lợi, dễ dàng. Mỗi văn bản được ghi một số và
ngày tháng nhất định.
Số của văn bản chính là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty ban hành
trong một năm, được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm
và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Riêng với văn bản mật, số được ghi
và đăng ký riêng.
Thứ ba, đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ khẩn.
Việc đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản;
đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực
hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/ND-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy
định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55.
Khi đóng dấu cán bộ văn thư cần thực hiện theo đúng nguyên tắc: Dấu
đóng phải rõ rang, ngay ngắn, đúng chiều và dung đúng mực dấu quy định; chỉ
được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có
thẩm quyền ; không được đóng dấu không chỉ; đóng dấu giáp lai, dấu nổi, dấu
ướt lên đúng loại văn bản. Đóng các loại dấu khác: Dấu mật, dấu thu hồi, vv…
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
14


Dấu được cán bộ văn thư bảo quản trong hòm có khóa chắc chắn trong
cũng như ngoài giờ làm việc, thường xuyên vệ sinh sạch sẽ và sử dụng dấu theo
đúng quy định của pháp luật.
Thứ tư, đăng ký văn bản đi.
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản
đến các đối tượng có liên quan nhằm mục đích: thuận tiện cho việc quản lý và



bản có thể gửi trực tiếp nhưng thường là gửi theo đường bưu điện. Dù gửi trực
tiếp hay qua bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao văn bản.
Đối với chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp thì đăng ký
vào sổ “ Chuyển giao văn bản đi ”.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi ( xem Phụ lục 3 ).
Đối với chuyển giao qua bưu điện thì đăng ký sổ: “ Gửi văn bản đi bưu
điện ”.
Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện (xem Phụ lục 4 ).
Thứ sáu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.
Tất cả văn bản đi có đóng dấu và đăng ký số tại bộ phận văn thư đều
được lưu một bản tại bộ phận văn thư. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực
tiếp của người có thẩm quyền.
Đối với các loại hợp đồng lưu một bản lưu tại bộ phận văn thư. Bản lưu
văn bản đi tại văn thư Công ty và văn thư đơn vị phải được sắp xếp theo thứ tự
đăng ký và lập hồ sơ theo quy định hiện hành.
Bản lưu được cán bộ văn thư sắp xếp cẩn thận, khoa học, dễ tra tìm.
Trong quá trình phục vụ sử dụng bản lưu, cán bộ văn thư đã lập sổ theo dõi.
2.1.1.3: Quản lý văn bản đến:
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại Phòng Kế hoạch Tổng hợp
bao gồm những công việc sau:
Thứ nhất, tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, kể cả bản fax, cán bộ văn thư
kiểm tra sơ bộ về số lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); đối
với văn bản đến: kiểm tra, đối chiếu trước khi ký nhận.
Khi kiểm tra thấy thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì cán bộ văn thư
báo cáo cho Trưởng phòng xem xét và giải quyết, trong trường hợp cần thiết có
thể lập biên bản.

fax sẽ photo trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản chuyển qua mạng trong
trường hợp cần thiết có thể in ra; đối với văn bản đến không thuộc diện đăng kí
tại văn thư thì không phải đóng dấu đến mà chuyển cho các cá nhân, đơn vị có
nhiệm vụ giải quyết xử lý văn bản.
Mẫu dấu đến ( xem Phụ lục 5 )
Thứ ba, đăng ký văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến Văn phòng Công ty đều được đăng kí quản lý
thống nhất tại bộ phận văn thư trước khi chuyển đến các đơn vị cá nhân có trách
nhiệm xử lý. Đăng kí theo đúng các quy định của Nhà nước (sổ đăng kí văn bản
đến do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành). Đăng kí bằng sổ rõ , chính
xác, không dùng bút chì, không dập xóa, viết tắt những từ ít thông dụng.
- Công ty Urenco – Hà Nội áp dụng hai phương tiện đăng ký văn bản đến,
đó là đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính.
Theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn
bản đến; phòng Kế hoạch Tổng hợp (thuộc Công ty Urenco) có các sổ sau:
17


+ Sổ đăng kí văn bản đến các cơ quan, tổ chức: Dùng để đăng những văn
bản của các cơ quan, tổ chức gửi đến Công ty;
+ Sổ đăng kí văn bản đến các cơ quan Trung ương: Đăng ký văn bản đến
từ các cơ quan Trung ương;
+ Sổ đăng kí văn bản mật đến: Đăng ký văn bản đến có mức độ mật như
mật, tuyệt mật, tối mật.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến ( xem Phụ lục 6)
Đăng kí bằng máy tính: Thực hiện theo Công văn số 608/NTNN-TTNC
ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn ứng dụng
công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.
Thứ tư, trình văn bản đến.

việc.
Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả giải
quyết công việc của công ty.
- Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Lãnh đạo Công ty theo dõi,
kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến của Công ty.
- Trưởng các đơn vị, tổ chức của Công ty có trách nhiệm kiểm tra việc
giải quyết văn bản có chính xác, đúng thủ tục chưa; kiểm tra, đôn đốc các cá
nhân thực hiện nhiệm vụ của mình.
- Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm:
Tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đã đến hạn nhưng
chưa được giải quyết để báo cáo Lãnh đạo Công ty xử lý. Để theo dõi giải quyết
văn bản, cán bộ văn thư đã lập sổ “ Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến” .
2.1.1.4: Quản lý và sử dụng con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của Công ty
Urenco – Hà Nội được thực hiện theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01
tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về xử lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của Công ty được giao cho cán bộ văn thư (Phòng Kế hoạch
tổng hợp) trực tiếp quản lý, đóng dấu tại cơ quan và chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch Công ty về việc sử dụng dấu.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt, cán bộ văn thư
tuân thủ theo đúng nguyên tắc, quy định, dấu được bảo quản an toàn và vệ sinh
sạch sẽ thường xuyên.
2.1.1.5: Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty:
19


Lập hồ sơ chính là “quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình
thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các
nguyên tắc và phương pháp quy định.”[ 4 ; Tr 112 ]

+ Các bước khi lập hồ sơ công việc:
Bước 1: Mở hồ sơ: Đầu năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ, Phòng Kế
hoạch tổng hợp sẽ phát bìa hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị
20


mình.Người được cấp bìa ghi tên dự kiến của hồ sơ lên từng bìa hồ sơ và để ở
nơi làm việc. Nếu phát sinh không có danh mục hồ sơ thì lấy một bìa hồ sơ mới
và ghi tên công việc lên bìa hồ sơ.
Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: Từng cán bộ, nhân viên
trong quá trình giải quyết công việc có trách nhiệm thu thập tất cả các văn bản,
tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa
vào việc đó, hồ sơ đó.
Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ
sơ hay đơn vị bảo quản: khi phân chia đơn vị bảo quản dựa vào mối lien hệ về
nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu. Công ty sắp xếp văn bản, tài liệu trong
hồ sơ (đơn vị bảo quản) theo các cách sắp xếp: sắp xếp theo thứ tự thời gian; sắp
xếp theo số văn bản; sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc; sắp xếp theo
mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả; sắp xếp theo
-

vần chữ cái.
Lập hồ sơ nguyên tắc:
+ Hồ sơ nguyên tắc là bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng
mặt công tác nghiệp vụ nhất định; có thể tổng hợp văn bản của nhiều năm, dùng
để tra cứu khi giải quyết công việc, không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
+ Số lượng văn bản của hồ sơ nguyên tắc còn tùy thuộc vào số lượng văn

-


+ Tại lưu trữ hiện hành, toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản lý sẽ được
đánh giá một cách tổng hợp. Tại giai đoạn này, công tác xác định giá trị lưu trữ
hiện hành có thể tiến hành một cách độc lập, nhưng cũng có thể phối hợp với
công tác thống kê, phân loại và đặc biệt là chỉnh lý.
+ Công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành là điều kiện để bổ

-

sung được những tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử.
Xác định giá trị tài liệu trong các lưu trữ lịch sử: giai đoạn này có nhiệm vụ chủ
yếu là lựa chọn và kiểm tra các hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành. Tại đây các
hồ sơ sẽ được xem xét giá trị lần cuối cùng và được quyết định bảo quản cố
định. Tài liệu trùng lặp thông tin giữa các phông, tài liệu lựa chọn không chính
xác ở các giai đoạn trước, tài liệu đxa thực sự hết giá trị sẽ được kiểm tra lần
cuối để tiêu hủy nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu của lưu trữ lịch sử.
Sau khi đã tiến hành xác định giá trị tài liệu, lựa chọn được những tài
liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản thì đương nhiên có một số
lượng khá lớn tài liệu hết mọi giá trị, không cần bảo quản, cần loại ra để tiêu
hủy. Tất cả những tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy được thẩm tra lại của cơ
quan lưu trữ, sau khi Thủ trưởng cơ quan quản lý lưu trữ xem xét, đồng ý thì ký
vào văn bản phê duyệt.
Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị ( Phụ lục 8 ) .
2.1.2.2: Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ:
Thu thập và bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ
những tài liệu có giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai
thác, sử dụng tài liệu.
22


Công tác thu thập, bổ sung gồm:

bên nhận.
Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Lưu trữ lịch sử có trách
nhiệm phối hợp với lưu trữ hiện hành lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu
hang năm từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ lịch sử tổ chức hướng
dẫn cho các lưu trữ hiện hành về thành phần các loại tài sản có giá trị phải nộp
lưu, tiêu chuẩn những hồ sơ thu thập vào lưu trữ lịch sử.
Tại Công ty Urenco, việc thu thập và bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ
là một công việc thường xuyên tất yếu.
2.1.2.3: Chỉnh lý tài liệu:
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp nhiều quy trình nghiệp vụ cơ
bản của công tác lưu trữ; nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo
quản và khai thác, sử dụng tài liệu; loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy;
nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương
tiện bảo quản.
23


Việc thực hiện chỉnh lý tài liệu đã được Phòng Kế hoạch tổng hợp thực
hiện theo ba bước:
Thứ nhất, chuẩn bị chỉnh lý.
Sau khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý, phải tiến hành giao nhận tài
liệu. Việc giao nhận tài liệu được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm.
Tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu trước khi chỉnh lý để hạn chế tác hại do
bụi bẩn từ tài liệu gây ra đối với người thực hiện.
Công việc khảo sát tài liệu là nhằm thu thập thông tin cần thiết về tình
hình của phông hoặc khối tài liệu cần đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho biên soạn
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch, tiến hành sưu tầm, thu thập
những tài liệu chủ yếu còn thiếu để bổ sung cho phông và thực hiện chỉnh lý tài
liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra. Yêu cầu khảo sát tài liệu là phải xác định rõ
những vấn đề sau:


-

Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;
Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu:

24


-

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức – đơn vị hình thành phông, của các

-

đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ của các cá nhân liên quan;
Sổ đăng ký văn bản đi, đến;
Biên bản giao nhận tài liệu của các đợn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).
Cuối cùng, biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch
chỉnh lý.

-

Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông: Bản lịch sử
đơn vị hình thành phông có thể biên soạn riêng hoặc gộp vào làm một, bao gồm

-

2 phần.
Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: bao gồm 2 phần chính: