LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành tiểu luận “Để hoàn thành việc khảo sát, đánh giá
về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Tổng công ty Xây d ựng
công trình giao thông 8”, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo
Nguyễn Đăng Việt - Giảng viên khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết ti ểu
luận này.
Em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến qu ý thầy cô đã truyền
đạt cho em những kiến thức chuyên ngành quản trị văn phòng trong th ời
gian học tập đã qua, với vốn kiến thức tiếp thu đ ược trong quá trình học
tập đó không chỉ là nền tảng cho quá trình khảo sát, đánh giá của m ột văn
phòng doanh nghiệp em đang thực hiện mà còn là hành trang qu ý giá để
em áp dụng vào công việc của mình sau này một cách vững ch ắc và tự tin.
Em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các đồng chí trong
Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 đã tạo điều kiện cho em
được khảo sát thực tế công tác văn phòng tại Tổng công ty để hoàn thành
tiểu luận này.
Cuối cùng em xin được kính chúc quý thầy cô luôn dồi dào sức kh ỏe
và thành công trong sự nghiệp trồng người cao quý và cũng xin đ ược g ửi
lời cảm ơn và kính chúc sức khỏe tới các đồng chí trong T ổng công ty xây
dựng công trình giao thông 8 đã giúp em hoàn thành tiểu luận này.
Xin trân trọng cảm ơn!

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan rằng đây là bài tiểu luận của em thực hiện. Các tài
liệu, thông tin thu thập được trong tiểu luận của em là trung th ực, không


3

CBCNV

Cán bộ công nhân viên

4

HĐQT

Hội đồng quản trị

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

3


MỤC LỤC
Lời mở đầu………………………………………………………………5
Phần I: Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của tổng công
ty xây dựng công trình giao thông 8 ......................................................................6
I. Quá trình ra đời của tổng công ty: ......................................................6
I.1. Sự thành lập tổng công ty: ................................................................... 6
I.2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành
lập:...........6
I.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công
ty:......................8
II. bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8:
...............11

công nghiệp hoá và hiện đại hoá. Các cơ quan doanh nghiệp đang hoạt động
trong nền kinh tế thị trường với sự quản lý cuả Nhà nước đều cần tiến
hành đổi mới nâng cao về mọi mặt nhằm đáp ứng yêu cầu công tác hiện
nay. Đây là một việc làm cấp thiết, liên quan đến nhiều việc cần giải quyết
cụ thể như cách tổ chức bộ máy, vấn đề nhân sự, nâng cao nghiệp vụ, trang
thiết bị, phương tiện làm việc.
Văn phòng của cơ quan có chức năng vị trí đặc biệt trong cơ quan đối
với bất kì cơ quan nào trong thời đại ngày nay. Hoạt động của văn phòng
góp phần không nhỏ vào hoạt động của cơ quan. Nhận th ức được tầm
quan trọng của văn phòng đối với sự nghiệp phát triển của đ ất n ước, em
đã có dịp tiếp cận và tìm hiểu thực tế.
Báo cáo của em ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm 3 ph ần
chính:
Phần I: Khái quát chung về sự ra đời, tổ chức và hoạt động c ủa T ổng
công ty xây dựng công trình giao thông 8.
Phần II: Thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công
ty công trình giao thông 8.
Phần III: Nhận xét chung.
- Ưu điểm;
- Nhược điểm.
Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

5


PHẦN I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8
I. Quá trình ra đời của tổng công ty:
I.1. Sự thành lập tổng công ty:

- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài n ước ;
- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng;
- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn ;
- Sửa chữa phương tiện thiết bị thi công;
- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật tư thiết bị giao thông
vận tải, thiết bi công nghệ tin học;
- Tư vấn đầu tư xây dựng công trình giao thông;
- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, dịch vụ du lịch, văn phòng làm
việc;
- Kinh doanh tiền tệ;
- Xây dựng các công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện...) ;
- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ :khám chữa bệnh và điều
dưỡng.
I.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty:
1. Tổ chức Hội đồng quản trị;
2. Tổng giám đốc và các phó Tổng giám đốc;
3. Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ giúp việc Giám đ ốc;
4. Các đơn vị thành viên của Tổng công ty.
Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

7


- Hội đồng quản trị là: cơ quan quản lý doanh nghiệp có quy ền h ạn
cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Doanh nghiệp;
- Chủ tịch và các thành viên khác của Hội đồng quản trị do Bộ tr ưởng
Bộ GTVT bổ nhiệm sau khi thống nhất ý kiến của Bộ tr ưởng – Tr ưởng ban
tổ chức cán bộ Chính phủ;
- Tổng giám đốc: Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng
công ty theo chế độ Thủ trưởng, là đại diện pháp nhân của T ổng công ty


Phòng
Kế
hoạch

Phòng
Tổ chức
Lao động

Phòng
Vật tư
thiết bị

Phòng
Dự án
công
nghệ

Văn
phòng

Công ty
XDCTGT
810

Công
ty
XDCTGT
874


Việt-Lào

Công ty
Xây dựng
Miền Tây

Công
ty tư
vấn
XDGT 8

Công ty
XD cầu 75

Công
ty
XDCTGT
872

Công
ty
XDCTGT
889

Công ty
XDCTGT
892

Công
ty


Công ty
vật tư và
xây dựng
công trình

Công ty
VCKDL
và TAXI

Chi
nhánh
Tây Bắc

Các ban điều hành dự án
* Các đơn vị thành viên.
Stt

Tên đơn vị

I

Đơn vị hạch toán độc lập.

Chức năng, nhiệm vụ

Hạng
DN

Trụ sở


4

Công ty XDCTGT 829

nt

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

Hạng
1
Hạng
1
Hạng

Nghệ An
Hà nội
Hà nội
10


1
5

Công ty XDCTGT 872

nt

6


Công ty XDCTGT 820

nt

12

Công ty XD Miền Tây

nt

13

Công ty XDCTGT Việt-Lào

nt

14

Công ty vật tư và XDCT

nt

15

Công ty xây dựng cầu 75

16

Công ty tư vấn XDCTGT 8


2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2

Hà nội
Thanh hóa
Hà nội
Hà nội
Hà nội
Hà nội
Hà Nam
Hà nội
Hà nội
Hà nội
Nghệ An
Hà nội

Kinh doanh vận

và nghiệp vụ 8

vụ và thực nghiệm

Hà nội

XDCT

III

Chi nhánh.

1

Tại TP Hồ Chí Minh

Tiếp thị XDCT

2

Tại Miền Trung

Tiếp thị XDCT

3

Tại Viên chăn (Lào)

Tiếp thị XDCT


II.1. Cơ cấu nhân sự:
- Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 10/10/2016 là:7548
người trong đó:
+ Lao động trong dài hạn :4598 người.
+ Hợp động ngắn hạn :2958 người.
- Chất lượng lao động trong dài hạn:
+ Trình độ đại học, cao đẳng chiếm : 20,83%;
+ Trình độ trung học chiếm : 11,68%;
+ Công nhân kỹ thuật chiếm : 44,5%.
- Lao động phổ thông và lao động khác chiếm: 22.99%;
- Như vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công ty
chiếm:77,01%;

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

12


- Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá được phân bổ tương đối
đồng đều và hợp lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty
thành viên và trực tiếp đến các tổ đôi sản xuất kinh doanh tạo ra s ức
mạnh tổng hợp.
II.2. Sắp xếp bố trí lao động:
* Ưu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua đã quan
tâm đến lực lượng cán bộ khoa học kỹ thuật được đào tạo chính quy qua
các Trường Đại học chuyên ngành;
- Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại được quan tâm sâu sắc và đạt
được những kết quả to lớn, đã tổ chức được nhiều khoá đào tạo tại chức
tai Trường Đại học GTVTvới số học viên đáp ứng được yêu cầu và nhiệm
vụ trước mắt và lâu dài của Tổng công ty;

Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
Theo số liệu tổng hợp báo cáo của các công ty thành viên thì k ết quả
thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt đ ược là:
Năm Giá trị tổng sản lượng
Năm
2014
2015

(Đơn vị tính: tỷ đồng)
Kế hoạch
Thực hiện
850
1001,412
1100
1234,983

TH/KH
(%)
117,813%
112,271%

Nhìn chung về sản lượng trong hai năm gần đây Tổng công ty đ ều
hoàn thành vượt mức kế hoạch của Nhà nước giao theo kế hoạch của năm
2014 là: 850 tỷ đồng, đạt 1001,412 tỷ đồng, tăng17,81% và kế hoạch của
năm 2015 là: 1100 tỷ đồng, đạt 1234,983 tỷ đồng, tăng 12,271%;
Do giá trị sản lượng thực tế của tổng công ty tăng lên dẫn đến năng
xuất lao động của tổng công ty cũng tăng lên đồng th ời thu nhập bình quân
đầu người được nâng lên năm sau cao hơn năm trước ;
- Năm 2014 thu nhập bình quân 1 người/1tháng là: 4.960.000đồng;
- Năm 2015 thu nhập bình quân 1 người/1tháng là: 5.700.000 đồng.



Tổ chức văn phòng tổng công ty xây dựng giao thông 8 đ ược
khái quát theo sơ đồ sau:
Chánh văn phòng

Phó Chánh văn phòng

Tổng
hợp

Văn
thư
lưu trữ

Thôn
g
tin
liên lạc

Quản
trị

Tổ
bảo
vệ

Tổ xe

Tiếp

Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây
dựng chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình ch ủ t ịch
hội đồng quản trị và Tổng giám đốc duyệt như sau:

1. Chức năng:
Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có ch ức
năng tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đ ốc trong
quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau:
1. Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị tr ực thuộc đ ể báo cáo v ới
lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của T ổng
công ty;
2. Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ l ớn c ủa
Tổng công ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài n ước, t ổ ch ức
các lễ khởi công, động thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách
trong nước và ngoài nước dự các hội nghị và ngày lễ trên của T ổng công ty.
Giải quyết công việc đối nội và đối ngoại của Tổng công ty;
3. Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đ ơn v ị
trực thuộc.
- Quản lý công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lưu trữ tài li ệu theo ch ức
năng ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn thư lưu trữ của Nhà n ước và pháp
lệnh lưu trữ quốc gia;
- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà
nước có liên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, gi ải
quyết cấp giấy tờ nói trên;
4. Tổ chức, quản lý mạng lưới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty;

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

17


18


chức năng tổ chức phải được lãnh đạo Tổng công ty duyệt, đồng ý và văn
phòng thông báo mời các thành phần dự họp;
4. Lập dự toán và thuê mướn hội trường, địa điểm để tổ ch ức các
cuộc hội nghị, các ngày lễ lớn của Tổng công ty, và ký kết H ợp đồng d ự án,
lễ khởi công động thổ và lễ khánh thành dự án;
5. Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn c ứ theo tính
chất các loại công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi
có ý kiến giải quyết của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ
đảm bảo chính xác, kịp thời, nhanh chóng;
6. Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có bi ện pháp
giúp lãnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quy ết tốt công văn
giấy tờ đảm bảo tính thời gian và đúng với qui định, thủ tục nguyên tắc
hành chính. Phát hiện và có biện pháp uốn nắn kịp th ời nh ững tr ường h ợp
sai sót. “Tất cả công văn đi do Thủ trưởng, phó Thủ trưởng cơ quan ký đều
phải được Chánh, phó Chánh văn phòng xem xét về các mặt thủ tục, th ể
thức trước khi đưa ký và gửi;
7. Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp v ụ chỉnh lý,
duyệt cho đánh máy và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và
photocopy các bản thảo có chữ ký mũi của các đồng chí lãnh đ ạo phòng và
đã được lãnh đạo Tổng công ty duyệt phê chuẩn;
8. Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn v ị trong toàn T ổng
công ty. Hướng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty v ề m ặt
nghiệp vụ văn thư lưu trữ;
9. Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đường và các giấy tờ công văn
khác thuộc phạm vi văn bản pháp qui của nhà n ước. Qu ản lý s ử d ụng các
loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ và điều l ệ c ủa văn th ư l ưu
trữ và các văn bản của Nhà nước quy định;

15. Làm tốt công tác thường trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo
dõi, phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo Tổng công ty và các phòng
chức năng, các cơ quan đoàn thể của Tổng công ty. Tuần tra ki ểm soát đ ể

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

20


giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng trống hoả hoạn, các tệ
nạn cờ bạc, rượu chè bê tha trong cơ quan Tổng công ty;
16. Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Tổng công ty. Bố trí s ắp
xếp phương tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn th ể, các
phòng chức năng nghiệp vụ đi công tác được kịp thời;
17. Sửa chữa xe ô tô, điện, nước trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho
làm việc trong ngày của cơ quan. Phục vụ cho các cuộc hội ngh ị, ngày l ễ
của Tổng công ty;
18. Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho làm vi ệc
của cơ quan.
III. Tình hình hoạt độngcủa văn phòng Tổng công ty xây d ựng
công trình giao thông 8.
Với chức năng nhiệm vụ của văn phòng Tổng công ty xây dựng công
trình giao thông 8, trong quá trình thực hiện của mình, văn phòng đã tham
mưu giúp cho hội đồng quản trị, ban Tổng giám đốc điều hành hoạt đ ộng
của Tổng công ty đạt hiệu quả tích cực. Tổ chức văn phòng bao gồm 9 bộ
phận với 21 cán bộ công nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một Chánh văn
phòng và một phó Chánh văn phòng giúp việc.
* Về công tác tổng hợp cho lãnh đạo:
Trọng tâm của mặt công tác này là xây dựng việc chỉ đ ạo th ực hiện
các chủ trương của Tổng công ty, cụ thể là giúp lãnh đạo cơ quan xây d ựng

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định Mua sắm và phân phối
văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan;
- Thông báo các cuộc họp của Tổng công ty.
Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng
tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là s ự tăng kh ối l ượng
công việc của văn phòng lên.
Để đảm bảo nâng cao chất lượng của công tác này. Tổng công ty đã
có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi. Trong
công tác chỉ đạo nghiệp vụ, văn phòng th ường xuyên có công văn h ướng
Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

22


dẫn đến các công ty đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các văn bản c ủa Nhà
nước về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ cũng nh ư
quản lý và sử dụng các con dấu của Tổng công ty.
* Trong công tác thông tin:
Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thường xuyên lập lại (thông tin và
xử lý số liệu).
- Văn phòng thu thập các thông tin qua nhiều kênh, để giúp cho việc
xây dựng báo cáo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh của tổng công ty, cung c ấp
phổ biến thông tin, sử dụng thông tin một cách có hiệu quả. Đảm bảo
thông tin liên lạc được thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh
doanh của Tổng công ty;
- Quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục nh ư: xin phép
mở mạng thông tin liên lạc mới;
- Quản lý tốt máy FAX của cơ quan Phát hiện nh ững bất hợp lý trong
công tác thông tin liên lạc ở Tổng công ty và đề xuất biện pháp s ử lý, kh ắc
phục kỹ thuật theo trách nhiệm được giao.

việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các mặt công tác khác c ủa
đơn vị. Bên cạnh đó Tổng công ty đã chú trọng đầu tư máy móc, trang thi ết
bị hiện đại phục vụ cho thi công các công trình trọng điểm (giá tr ị tài s ản
hàng năm tăng hàng trăm tỷ đồng ). Năng lực, trình độ quản lý và s ản xu ất
kinh doanh của Tổng công ty ngày càng phát triển vững mạnh và là một
trong những Tổng công ty mạnh của ngành Giao thông vận tải.
Trong sự trưởng thành chung của Tổng công ty có nhiều đơn v ị đ ạt
hiệu quả kinh tế cao, nhưng bên cạnh đó còn có một số đơn v ị hoạt động
kém hiệu quả. Mặc dù theo đánh giá xếp hạng doanh nghiệp đạt kết quả
như nêu ở trên, về thực trạng trong Tổng công ty vẫn còn những đơn v ị
đang còn tồn tại mà Tổng công ty cần khẩn trương điều chỉnh khắc phục:
- Một số đơn vị được tập trung vốn đầu tư chiều sâu lớn nhưng đơn
vị chưa thực sự năng động trong việc bố trí nhân lực và công nhân lành
nghề để phát huy được hết hiệu quả máy móc thiết bị, mức tăng tr ưởng
Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

24


chậm, tình hình tài chính bị mất cân đối nghiêm trọng, đơn v ị g ặp nhiều
khó khăn;
- Có đơn vị chưa thực sự năng động trong công tác tiếp th ị, không tìm
kiếm và mở rộng được thị trường hoạt động nên sản xuất kinh doanh
không phát triển theo nhịp độ phát triển chung của Tổng công ty;
- Có đơn vị hoạt động cầm chừng, manh mún, chưa mạnh dạn đ ầu tư
thiết bị, nhân lực, chưa đủ năng lực để đi vào thực hiện các d ự án quốc t ế
lớn, chưa đáp ứng được yêu cầu chung của Tổng công ty.
II. Nhận xét về hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8:
Công tác văn phòng của Tổng công ty xây dựng giao thông 8 đã phát