LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tất cả những chuyên viên, cán bộ, công
chức, viên chức của văn phòng đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc cung cấp nhiều
tài liệu quý báu để em có thể hoàn thành bài tập lớn này.
Đặc biệt em xin được gửi lời cảm ơn tới nhà giáo Nguyễn Hữu Danh là
người giảng dạy, giúp đỡ và trả lời các câu hỏi để em hoàn thành bài tập lớn này.
Trong quá trình khảo sát và tìm hiểu với một khoảng thời gian ngắn, mặt
khác do năng lực còn hạn chế và một số nguyên nhân khách quan, nên dù cố gắng
nhưng bài tiểu luận em đã thực hiện không thể tránh khỏi những sai sót. Vì thế, em
rất mong được sự góp ý của các thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng. Những ý
kiến đóng góp đó sẽ giúp em nhận ra hạn chế, và qua đó em sẽ có thêm được
những nguồn tài liệu, tư liệu bổ ích trên con đường học tập cũng như công việc
thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài tập lớn do chính em thực hiện.
Tất cả các nội dung nghiên cứu trong vấn đề này là hoàn toàn trung thực.
Ngoài ra, trong bài tập lớn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như
số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích
nguồn gốc.
Nếu phát hiện có bất kì sự gian lận nào, em xin chịu những hình thức kỉ luật
của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Sinh viên

Nguyễn Hùng Linh


CHỮ CÁI VIẾT TẮT

như vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác hoạch định của
các cơ quan, tổ chức hiện nay. Trên cơ sở khảo sát thực trạng rút ra những ưu điểm,
nhược điểm từ đó đưa ra một số đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định ở văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
- Thu thập và xử lý thông tin
- Tổng hợp thông tin
- Khảo sát
- Phỏng vấn điều tra
- So sánh đối chiếu
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của bài
Khi thực hiện bài tập lớn này, em không chỉ tiếp thu kiến thức, cũng như hoàn
thiệu kiến thức về công tác hoạch định cho bản thân mà còn giúp cho cơ quan tổ
chức em khảo sát có được cơ sở để từ đó hoàn thiện nhưng điều còn thiếu sót.
Đồng thời, cũng giúp cho sinh viên chúng em có thêm thông tin để phục vụ cho
hoạt động học tập và tích lũy kiến thức.
7. Cấu trúc của đề tài:
Bài tập lớn của em sẽ có: Phần mở đầu và 3 chương.
Chương 1: Khái quát về chức năng và hoạt động của UBND quận Hai Bà Trưng
Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND quận
Hai Bà Trưng
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định


CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
UNBD QUẬN HAI BÀ TRƯNG
1.1. Lịch sử hình thành UBND quận Hai Bà Trưng.
Quận Hai Bà Trưng nằm ở phía Đông Nam nội thành Hà Nội, là địa bàn có vinh
dự được mang tên hai vị Nữ anh hùng đầu tiên trong lịch sử chống ngoại xâm của

Sau khi điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng còn 20 phường.
 Các đơn vị hành chính
Quận Hai Bà Trưng hiện có 20 phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi Thị
Xuân, Phố Huế, Ngô Thì Nhậm, Phạm Đình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác, Bạch
Đằng, Thanh Lương, Thanh Nhàn, Cầu Dền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch Mai,
Quỳnh Mai, Vĩnh Tuy, Minh Khai, Trương Định, Đồng Tâm.


Trụ sở UBND quận: số 30 phố Lê Đại Hành.
 Tình hình kinh tế-xã hội
- Về kinh tế: Trên địa bàn quận Hai Bà Trưng có nhiều nhà máy, xí nghiệp của
Trung ương và Hà Nội như: Dệt Kim Đồng Xuân; cảng Hà Nội; cụm công nghiệp
Minh Khai-Vĩnh Tuy với hàng chục xí nghiệp nhà máy, chủ yếu thuộc các ngành
dệt, cơ khí, chế biến thực phẩm.
Kinh tế nhiều thành phần trên địa bàn quận phát triển nhanh. Hiện trên địa bàn
quận có hơn 3.300 doanh nghiệp, trong đó 70% là thương mại, dịch vụ, còn lại là
hoạt động công nghiệp. Năm 2008, giá trị sản xuất công nghiệp ngoài quốc doanh
tăng 14,5%; doanh thu thương mại, du lịch, dịch vụ tăng hơn15%; tổng thu ngân
sách nhà nước trên địa bàn quận đạt 933,841 tỷ đồng.
- Về công tác xã hội: Hơn 5 năm qua quận đã hỗ trợ sửa chữa và xây dựng 167
nhà đại đoàn kết, hỗ trợ cho 1.201 hộ gia đình thoát nghèo, trên 33.000 lao động
được giới thiệu việc làm. Đến nay, số hộ nghèo trong toàn quận còn 1.022 hộ
(chiếm 1,35%).
- Công tác y tế, dân số, kế hoạch hóa gia đình: công tác giáo dục đào tạo; công
tác thông tin tuyên truyền và tổ chức các hoạt động văn hóa nghệ thuật, thể dục thể
thao tiếp tục giữ vững và đạt kết quả tốt trong nhiều năm qua.
1.2. Cơ cấu tổ chức, biên chế, kinh phí hoạt động của UBND quận Hai Bà
Trưng

 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hai Bà Trưng

của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao
theo quy định của pháp luật;


- Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân
dân phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng,
ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường trước khi trình Ủy ban nhân dân và
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, quyết định;
- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan hệ
phối hợp công tác với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhân
dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, các đoàn thể nhân dân quận, và các cơ quan,
tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn quận;
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân quận;
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
Ủy ban nhân dân quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân
phường;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin
học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân quận;
- Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công
tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban nhân dân
quận;
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân phường về nghiệp vụ
hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy
định của pháp luật;

đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại
biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động đối ngoại;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ
kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ban
của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục
vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân, cuộc
họp Ban của Hội đồng nhân dân;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây dựng
báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo cáo, dự
thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị quyết
của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn thiện các nghị
quyết của Hội đồng nhân dân;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội
đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát; theo dõi,
đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội
đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến
nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dân
tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến nghị;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự
án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực Hội
đồng nhân dân thành phố;


- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu Quốc
hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dâncác cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân phường;

chính sách của cơ quan, tổ chức.
+ Hoạch định cũng mang ý nghĩa là cơ sở để tiến hành hoạt động kiểm tra.
 Hoạch định có rất nhiều ý nghĩa khác nhau, đóng góp cho tổ chức và các cá nhân
trong tổ chức. Trên đây là những ý nghĩa cơ bản nhất.
Hoạch định là chức năng đầu tiên cho nên trong quá trình quản trị các nhà quản
trị thường tập trung các nguồn lực để thực hiên các chức năng này, thường xuyên
kiểm tra, phân tích để xác nhận tính đúng đắn của mục tiêu và phương pháp được
nêu ra trong hoạch định.
- Các căn cứ của hoạch định
Hoạch định có một số căn cứ như sau:
+ Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
+ Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan.
+ Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.


+ Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan.
+ Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài khác như: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội,
môi trường, thị trường,…
- Các loại hoạch định
Có một số loại hoạch định cơ bản như sau:
+ Hoạch định mục tiêu.
+ Hoạch định chiến lược.
+ Hoạch định chiến thuật.
+ Hoạch định tác nghiệp.
+ Hoạch định thời gian
 Nhận xét chung về các loại hoạch định:
Trong thực tế, hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, công tác hoạch
định giữ vai trò rất quan trọng và mang tính quyết định đến sự thành công của tổ
chức.

của văn phòng.


+ Phối hợp các hoạt động về nguồn nhân lực với các mục tiêu của phòng
+ Tăng năng suất làm việc của văn phòng.
+ Dự báo các nhu cầu của phòng trong tương lai về nhân lực và cung cấp nhân lực
để đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để
tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của cơ quan.
- Một số các phương pháp để đạt được mục tiêu về số lượng cán bộ để thực hiện
các nhiệm vụ, chức năng của văn phòng như sau:
+ Tuyển dụng thêm nhân sự.
+ Thuyên chuyển các cán bộ thuộc các cơ quan từ bên ngoài hay từ nội bộ các
phòng ban thuộc UBND quận Hai Bà Trưng.
+ Thu hút, điều động cán bộ từ bộ phận khác làm công tác văn phòng.
- Thực trạng về công tác hoạch định về số lượng nhân sự của văn phòng
+ Hiện nay, vấn đề về số lượng nhân sự trong văn phòng của UBND quận đang
được văn phòng triển khai rất khoa học, số lượng nhân sự phù hợp với khối
lượng công việc.
+ Không có sự dư thừa về nhân sự, nên công việc không bị chồng chéo.
2.2.2. Hoạch định về chất lượng, trình độ nhân sự phù hợp với quy mô của văn
phòng UBND quận Hai Bà Trưng
- Vai trò của hoạch định về chất lượng nhân sự
+ Giúp cho văn phòng nâng cao được trình độ nhân sự
+ Giúp cho văn phòng cải thiện được tiến độ, chất lượng, thời gian hoàn thành
công việc, tránh dồn đọng công việc


+ Giúp cho phòng ổn định công việc, đảm bảo quyền lợi.
- Mục tiêu:
+ Nhẳm đảm bảo chất lượng nhân sư làm văn phòng sao cho phù hợp với quy

+ Thông qua hoạt động đào tào, bồi dưỡng cán bộ để rèn luyền cán bộ văn phòng,
sẵn sàng đáp ứng yêu cầu hàng ngày của văn phòng, hoặc đáp ứng mục tiêu tối đa
của phòng hay các nhiệm vụ được cấp trên chỉ đạo.
- Phương pháp thực hiện:
+ Cử cán bộ đến các cơ quan chuyên môn tham gia khóa học.
+ Mở lớp đào tạo bồi dưỡng tại cơ quan như: lớp tin học, lớp ngoại ngữ, lớp kỹ
năng mềm, hay các lớp nâng cao nghiệp vụ chuyên môn…
+ Tham gia các hình thức đào tạo tại cơ quan như: cử cán bộ tham gia lớp tập
huấn, đi thực tập…
2.3. Vai trò của văn phòng trong hoạch định về xây dựng quy chế tại UBND
quận Hai Bà Trưng
- Khái niệm về Quy chế
+ Quy chế là một văn bản điều chỉnh một lĩnh vực lớn của cơ quan, lien quan đến
một cá nhân, đơn vị,…
+ Hệ thống quy chế: là một hệ thống văn bản mang tính chất pháp lý của cơ quan,


dung để điều chỉnh các lĩnh vực mà cơ quan quản lý. Hệ thống quy chế này tuân
thủ theo hệ thống pháp luật Nhà nước sao cho phù hợp cơ quan để thực hiện tốt các
công việc hàng ngày.
- Vai trò của quy chế
+ Hệ thống pháp lý của cơ quan là cơ sở pháp lý quan trọng giúp cơ quan làm việc
có nguyên tắc, quy củ, nề nếp.
+ Là cơ sở giúp lãnh đạo cơ quan điều hành hoạt động cơ quan theo đúng pháp
luật.
+ Thông qua hệ thống quy chế giúp cho lãnh đạo cơ quan kiểm tra, giám sát mọi
hoạt động cơ quan, đồng thời giúp cho cán bộ nhân viên thực hiện công việc theo
một cách thống nhất.
+ Hệ thống quy chế cũng làm rõ chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ
phận trong cơ quan từ đó nâng cao khả năng phối hợp, rút ngắn thời gian và đảm

quản lý và sử dụng con dấu…
VD: Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước.
+ Quy

chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức,

viên chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các cơ quan hành chính nhà
nước…
+ Mục đích của Quy chế này nhằm: Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước; Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn
mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục


tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt,
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
2.4. Vai trò của văn phòng trong hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch,
lịch công tác
- Khái niệm hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác
+ Hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch là việc xây dựng kế hoạch thực hiện
các hoạt động trong khoảng thời gian nhất định mà các hoạt động đó muốn thực
hiện được thì phải xây dựng được một kế hoạch cụ thể.
+ Đây là hình thức hoạch định mang tính tổng hợp bao quát kế hoạch, chứa đựng
kế hoạch cụ thể, muốn hoạch định được như vậy thì những nhà quản trị phải có tư
duy khái quát và toàn diện trong khoảng thời gian dài.
- Ý nghĩa của hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác
+ Đối với lịch công tác thì sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên chủ động trong quá trình
thực hiện công việc.
+ Căn cứ vào lịch công tác thì các cán bộ nhân viên sẽ phối hợp, hỗ trợ với các đơn
vị và cá nhân có lien quan để công việc diễn ra thuận lợi và đạt được kết quả cao.
+ Giúp cho cơ quan tiết kiệm chi phí và khai thác tối đa cơ sở vật chất hiện có của



+ Giúp cho cơ quan có đầy đủ trang thiết bị, cở sở vật chất để phục vụ cho hoạt
động hàng ngày của cơ quan.
+ Nâng cao chất lượng trang thiết bị để từ đó nâng cao được hiệu quả làm việc.
+ Tham mưu cho cơ quan về các quy định, nội quy sử dụng trang thiết bị trong cơ
quan để quản lý, bảo quản và sử dụng hợp lý.
+ Lập kế hoạch nâng cấp cơ sở vật chất.
+ Đưa ra các giải pháp, biện pháp để quản lý cơ sở vật chất.
+ Lên kế hoạch, thời gian cụ thể để kiểm tra về chất lượng cơ sở vật chất trong cơ
quan.
+ Đảm bảo cho cán bộ nhân viên trong văn phòng có được những điều kiện làm
việc tốt nhất.
- Thực trạng về công tác hoạch định về cơ sở vật chất của văn phòng tại UBND
quận Hai Bà Trưng
+ Văn phòng đã tham mưu giúp cho UBND quận ban hành được nội quy, quy định
về quản lý, bảo quản và sử dụng trang thiết bị hợp lý, phù hợp với chức năng
nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan.
+ Các trang thiết bị được đổi mới, nâng cấp để phù hợp với quá trình hoạt động của
cơ quan,
+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng được nhu cầu thiết yếu của các cán bộ,
nhân viên trong cơ quan giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
+ Văn phòng đã và đang thực hiện tốt công tác hoạch định về cơ sở vật chất tại
UBND quận Hai Bà Trưng.


Tiểu kết:
Trong quá trình nghiên cứu về đề tài này, em nhận thấy công tác hoạch định về
nhân sự, hoạch định về xây dựng quy chế của cơ quan và văn phòng, hoạch định
xây dưng chương trình, kế hoạch, lịch công tác và hoạch định về cơ sở vật chất