LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành quá trình thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp này, em xin chân
thành cảm ơn đến thầy giáo T.S Đoàn Đức Hải, Phó trưởng ban khoa học, công nghệ và
môi trường - ĐHTN đã giúp đỡ em tận tình trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp.
Em xin gửi lời cảm ơn tới anh Vũ Văn Chí –Trưởng nhóm tư vấn kinh doanh
của Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam “VECOM” đã tiếp tục giúp em trong việc
tìm hiểu đề tài và cung cấp các tài liệu liên quan.
Cuối cũng em xin cảm ơn các thầy cô giáo đã giảng dạy em trong suốt những
năm học vừa qua, cũng toàn thể bạn bè, đã nhiệt tình ủng hộ động viên em để em thực
hiện tốt báo cáo khóa luận tốt nghiệp này.
Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng trong khoảng thời gian có hạn, cũng như hạn chế
về mặt kiến thức của bản thân nên không thể tránh khỏi nhưng thiếu sót. Chính vì vậy,
em rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo, cô giáo cũng như của bạn bè và những
người quan tâm đến đề tài được tìm hiểu trong cuốn báo cáo khóa luận này để giúp
cho đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.

Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017
Sinh viên thực hiện đề tài
(ký tên)

Lê Công Vinh

i


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu và tìm hiểu của riêng em. Các
thông tin và số liệu mà tác giả sử dụng trong khóa luận là trung thực. Các luận điểm,
dữ liệu được trích dẫn đầy đủ, chính xác nhất trong phạm vi hiểu biết của em, nếu
không là ý trưởng hoặc kết quả tổng hợp của chính bản thân em.

1.3.5. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự..................................................................... 13
1.3.6. Ý nghĩa, tầm quan trọng của quản trị nhân sự ........................................... 14
1.4. Những năng lực và phẩm chất cần có của cán bộ quản trị nhân sự................... 14
1.5. Quản lý hồ sơ và hồ sơ nhân sự ....................................................................... 15
1.5.1. Khái quát về hồ sơ.................................................................................... 15
1.5.2. Khái quát về hồ sơ nhân sự....................................................................... 17
1.5.3. Công tác quản lý khen thưởng - kỷ luật nhân sự ....................................... 19
Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI HIỆP HỘI THƯƠNG
MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM ...................................................................................... 29
2.1. Giới thiệu về Hiệp hội Thương mại điện tử Việt ............................................. 29
2.1.1. Giới thiệu chung ....................................................................................... 29
2.1.2. Tổ chức của Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam ............................... 32

iii


2.1.3. Các hoạt động của Hiệp hội ...................................................................... 34
2.2. Đánh giá thực trạng tình hình quản lý nhân sự ................................................ 34
2.2.1. Vị trí, vai trò của hồ sơ nhân sự đối với hiệp hội ...................................... 34
2.2.2. Quản hồ sơ nhân sự và vai trò với hiệp hội ............................................... 35
2.2.3. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ nhân sự ở Hiệp hội Thương mại điện tử
hiện nay ............................................................................................................. 35
2.2.4. Giải pháp .................................................................................................. 45
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BIZZONE STANDARD 2014 VÀO QUẢN
LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TẠI HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM ... 48
3.1. Giới thiệu về phần mềm Bizzone Standard 2014 ............................................. 48
3.2. Ứng dụng phần mềm Bizzone Standard 2014 vào quản lý hồ sơ nhân sự tại hiệp hội 54
3.2.1. Hình ảnh ứng dụng chương trình .............................................................. 54
3.2.2. Kết quả..................................................................................................... 59
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 60



DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Giải thích

Vecom

Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam

CNTT

Công nghệ thông tin

ĐHTN

Đại học Thái Nguyên

NQ/TW

Nghị quyết/Trung ương

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

Khi có nhân viên trong cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp thôi việc người
quản lý nhân viên phải tiến hành công việc tìm trong kho xem hồ sơ đó ở đâu để
chuyển sang kho lưu trữ thôi việc. Nếu hàng ngày cứ lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy
người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ quản lý.
Quản lý nhân sự nói chung và quản lý hồ sơ nhân sự nói riêng là một trong
nhưng vấn đề then chốt trong mọi tổ chức. Quản lý nhân sự mà không tốt sẽ dẫn đến
nhiều vấn đề bắt cập trong tổ chức. Chúng ta luôn thấy những tình trạng lưu trữ sai
thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn đến những xáo trộn khi xét các chính sách cho
nhân viên… Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có thể lưu trữ hồ sơ một
cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong tổ chức có thể yên tâm và thoải mái làm
việc đạt hiệu quả cao.
Dựa trên nhu cầu thực tế của xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập
trong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện

1


nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động
hoá trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới
phương thức quản lý, tăng năng xuất hiệu quả... Đó là những nội dung cơ bản đề cập
đến trong đề tài khóa luận này.
1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn
Ngày nay thật khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà CNTT
không chen chân vào. Một trong lĩnh vực mà tin học thâm nhập vào sâu và thu được
những thành tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý. Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý
các vấn đề như kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng....Tin
học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc, giúp cho các
nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô.
Nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã được nhiều công ty
phần mềm quan tâm giải quyết như phần mềm kế toán ACCNET của công ty Lạc Việt,

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Qua việc nghiên cứu tài liệu, giáo trình,
rút ra kinh nghiệm ứng dụng phần mềm.
- Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Lấy ý kiến giảng viên trực tiếp hướng dẫn,
các giảng viên bộ môn để hoàn thiện về mặt nội dung và hình thức của bài thực tập.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Phần mềm giúp cho cán bộ quản lý nhân sự của Hiệp hội quản lý được đầy đủ
hồ sơ nhân sự của Hiệp hội và đạt hiệu quả cao
- Phần mềm giảm bớt chi phí và thời gian trong quá trình thực hiện công việc
- Phần mềm dễ sử dụng, chi phí thấp và hiệu quả cao.
6. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan lý thuyết về quản lý hồ sơ nhân sự.
Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại Hiệp hội Thương mại điện tử
Việt Nam.
Chương 3: Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự Bizzone Standard 2014 vào
quản lý hồ sơ nhân sự tại Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam

3


Chương 1.
TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ
1.1. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
1.1.1. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trên thế giới
Công nghệ thông tin đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội
của các nước trên thế giới trong đó có Việt Nam. Công nghệ thông tin được ứng dụng
rộng rãi trong mọi lĩnh vực, thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng, chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, thay đổi cơ cấu xã hội.
Nhiều nước đang phát triển, trong đó có không ít quốc gia tuy nghèo và đi sau,
song biết tận dụng cơ hội ứng dụng và phát triển CNTT, nên đã tạo được những bước

cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi
tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Đảng và nhà nước ta đã chú trọng đến công nghệ thông tin và có nhìn nhận
đúng đắn thể hiện qua việc ban hành nhiều văn bản quy phạm để giúp cho xã hội nhận
thức được tầm quan trong của CNTT đối với đất nước như: Nghị quyết số 26-NQ/TW,
ngày 30-3-1991 của Bộ Chính trị về khoa học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới
đã nêu: “Tập trung phát triển một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử,
tin học,…”; Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh : “
Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự
chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả; hình thành mạng thông tin
quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế”… Để thể chế hóa về mặt nhà
nước, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 4-8-1993 về “ Phát triển công
nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90”.
Thực hiện các chủ trương của Đảng và Nhà nước, từ những năm 70 công nghệ
thông tin ở nước ta đã được ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng thúc đẩy phát
triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Nhận thức toàn thể xã hội về vai trò và ý nghĩa quan trọng của công nghệ thông
tin đã được nâng lên một bước. Nguồn nhân lực về công nghệ thông tin tăng lên đáng
kể. Viễn thông đang phát triển nhanh theo hướng hiện đại hóa.
Tuy nhiên, CNTT Việt Nam hiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển
chậm, có nguy cơ tụt hậu xa hơn so với nhiều nước trên thế giới và trong khu vực.
Chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hóa, đại hóa và yêu cầu về hội
nhập khu vực và quốc tế, việc phát triển nhân lực CNTT chưa được chuẩn bị kịp thời cả
về số lượng và chất lượng, về chuyên môn cũng như về trình độ ngoại ngữ, đầu tư cho
CNTT chưa đủ mức cần thiết; quản lý nhà nước về lĩnh vực này vẫn phân tán và chưa
hiệu quả, ứng dụng công nghệ thông tin ở một số nơi còn hình thức, chưa thiết thực và
còn lãng phí.
5




6


- Phân tích công việc;
- Tuyển dụng nhân viên;
- Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên;
- Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích
thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên.
1.2.2. Nhiệm vụ của quản trị nhân sự
- Quản lý công tác tuyển dụng.
- Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán để tính lương, lập bảng
đánh giá đối với ứng viên thử việc.
- Quản lý hồ sơ lý lịch và lưu hồ sơ .
- Quản lý công tác đào tạo.
- Quản lý các ứng viên không đạt yêu cầu trong các đợt tuyển dụng.
- Quản lý văn phòng phẩm.
- Đề xuất các phương án thưởng ngày lễ tết, và trợ cấp.
- “Quản trị” bao gồm các khía cạnh nhân sự liên quan đến cơ cấu, điều hành
và phát triển:
Cơ cấu: Xây dựng cách lãnh đạo cho nhân sự, tạo cho nhân sự các hệ thống
(phù hợp với các yếu tố bên trong và bên ngoài DN) để điều khiển quá trình.
Điều hành: nghĩa là chỉ đạo nhân lực trong ý nghĩa điều khiển cung cách ứng
xử của nhân viên qua quá trình lãnh đạo nhân viên và chế ngự hệ thống nhân sự.
Phát triển: Là cách lãnh đạo để khuyến khích khả năng học hỏi hoàn thiện liên
tục việc tạo dựng cơ cấu tổ chức và điều hành tổ chức.
1.3. Nội dung của quản trị nhân sự
1.3.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng
công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng

- Bản câu hỏi: Theo phương pháp này các bản câu hỏi được thảo ra phát rộng
rãi cho các công nhân viên và những người có liên quan đến công việc để họ trả lời.
Câu hỏi đưa ra phải đầy đủ, rõ ràng, nhưng không nên quá chi tiết, tỷ mỷ.

8


Bước 2: Xác định công việc
Là việc thiết lập một văn bản quy định về nhiệm vụ, chức năng quyền hạn, các
hoạt động thường xuyên đột xuất, các mối quan hệ trong công tác, các tiêu chuẩn đánh
giá chất lượng công việc. Bằng việc xem xét các thông tin thu thập được từ thực tế
trong bản mô tả, có thể phát hiện ra các điểm bất hợp lý cần thay đổi, những nội dung
thừa cần loại bỏ và những nội dung thiếu cần bổ sung. Từ đó xác định được bản mô tả
công việc mới theo tiêu chuẩn của công việc.
Bước 3: Đề ra các tiêu chuẩn về nhân sự
Là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất, hình thức mà người đảm
nhận công việc phải đạt được. Đối với các công việc khác nhau, số lượng và mức độ
yêu cầu cũng khác nhau.
Những yêu cầu hay được đề cập đến:
- Sức khoẻ (thể lực và trí lực).
- Trình độ học vấn.
- Tuổi tác, kinh nghiệm.
- Ngoại hình, sở thích cá nhân, hoàn cảnh gia đình.
Các tiêu chuẩn đưa ra sẽ được xác định rõ là ở mức nào: cần thiết, rất cần thiết
hay chỉ là mong muốn.
Bước 4: Đánh giá công việc
Là việc đo lường và đánh giá tầm quan trọng của mỗi công việc. Việc đấnh giá
công việc phải chính xác, khách quan, đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, bởi vì
giá trị và tầm quan trọng của mỗi công việc được đánh giá sẽ là căn cứ để xác định
mức lương tương xứng cho công việc này. Chất lượng của công tác đánh giá phụ thuộc

Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo
tuyển dụng sau:
- Quảng cáo trên báo, đài, tivi.
- Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động.
- Thông báo tại doanh nghiệp.
Các thông báo đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin
cơ bản cho ứng cử viên. Phải thông báo đầy đủ về tên doanh nghiệp, thông tin về nội
dung công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, cách thức tuyển
dụng và nội dung tuyển dụng.
10


Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
- Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc. Người xin tuyển dụng phải nộp
cho doanh nghiệp những hồ sơ giấy tờ cần thiết theo yêu cầu.
- Việc nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về các ứng cử viên
và có thể loại bớt được một số ứng cử viên không đáp ứng được tiêu chuẩn đề ra để
không cần phải làm các thủ tục tiếp theo trong quá trình tuyển dụng do đó có thể giảm
chi phi tuyển dụng cho doanh nghiệp.
Bước 4: Tổ chức phỏng vấn, trắc nghiệm và sát hạch các ứng cử viên
Trên cơ sở nghiên cứu hồ sơ phải làm rõ thêm một số thông tin để khẳng định
vấn đề cụ thể:
- Kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm chọn ra được các ứng cử viên xuất
sắc nhất. Các bài kiểm tra sát hạch thường được sử dụng để đánh giá các ứng cử viên
về kiến thức cơ bản, khả năng thực hành.
- Ngoài ra có thể áp dụng các hình thức trắc nghiệm để đánh giá một số năng
lực đặc biệt của ứng cử viên như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay…
- Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá các ứng cử viên về nhiều
phương diện như: kinh nghiệm, trình độ, tính cách, khí chất, khả năng hoà đồng…
- Phải ghi chép từng đặc điểm cần lưu ý với từng ứng cử viên để giúp cho việc

dụng cho những người thực hiện một công việc mới hoặc những người đang thực hiện
một công việc nào đó nhưng chưa đạt yêu cầu. Ngoài ra còn có quá trình nâng cao
trình độ đó là việc bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp để họ có thể làm được những
công việc phức tạp hơn, với năng suất cao hơn.
 Phát triển nhân sự
Mỗi một cơ quan đều phải có sự quy hoạch về nhân sự và các cán bộ trong doanh
nghiệp để mỗi một cá nhân có cơ hội thử sức mình, bộc lộ các năng lực của mình để có cơ
hội thăng tiến. Phát triển nhân sự là việc làm thường xuyên của mỗi cơ quan
Nội dung của công tác phát triển nhân sự :
- Thăng tiến và bổ nhiệm nhân sự vào các chức vụ quản trị.
- Giải quyết chế độ cho nhân viên - Tuyển dụng đội ngũ lao động mới.
1.3.4. Sắp xếp và sử dụng lao động
Đào tạo, lựa chọn và đánh giá chưa đủ để đảm bảo phát huy chất lượng của đội
ngũ cán bộ. Vấn đề sắp xếp, bố trí cán bộ có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động
của bộ máy quản lý. Việc bố trí cán bộ quản lý phải được thể hiện ở kết quả cuối cùng,
đó là hiệu quả và chất lượng hoạt động, là sự phù hợp giữa các thuộc tính có tính cá
nhân kể cả tri thức và phẩm chất với yêu cầu của công việc đảm nhận.

12


1.3.5. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự
 Đánh giá thành tích công tác
Khái niệm và ý nghĩa của công tác đánh giá thành tích:
Đánh giá nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu của quản trị
nhân sự. Nó là chìa khoá để hoạch định, tuyển mộ cũng như phát triển nhân sự và đãi
ngộ nhân sự. Đánh giá là một thủ tục đã được tiêu chuẩn hoá, được tiến hành thường
xuyên nhằm thu thập thông tin về khả năng nghề nghiệp, kết quả công tác, nguyện
vọng cá nhân và phát triển của mỗi người.
Đánh giá thành tích công tác là một việc làm rất khó khăn, nó đòi hỏi sự chính

lại với nhau. Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật
đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì
vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp .
Con người, với khả năng sáng tạo, lao động cần cù siêng năng của mình, đã
phát minh ra những dụng cụ từ ban đầu là thô sơ cho đến phát triển công nghệ cao, khoa
học kỹ thuật cao như ngày nay đã phục vụ được nhu cầu bản thân và phát triển xã hội.
Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề
lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi
đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do
họ làm ra.
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng
cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức
năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị
nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên
dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu
không khí văn hoá cho một cơ quan. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định
đến sự thành bại của một cơ quan, hiệp hội .
1.4. Những năng lực và phẩm chất cần có của cán bộ quản trị nhân sự
- Thông thạo và hiểu biết về các nguyên tắc Marketing, sản xuất và tài chính;
- Tính cách thật thà thẳng thắn, kiên trì và nhạy cảm;
- Có kỹ năng truyền đạt bằng lời và bằng văn bản tốt;
- Có khả năng phỏng vấn, thuyết phục động viên, khả năng ra chính sách và
đào tạo tốt
- Có khả năng tính toán tốt để làm việc có hiệu quả trong chương trình tính
toán lương cho nhân viên;
- Có khả năng sử dụng máy tính cá nhân;

14


 Các loại hồ sơ:
- Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ)

15


Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc
có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
- Hồ sơ nguyên tắc
Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định về
một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc
hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để giải quyết, xử lý
công việc).
- Hồ sơ trình ký
Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề được sử dụng để soạn
thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt và ban hành một
văn bản mới.
- Hồ sơ nhân sự
Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng
viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên,…).
 Vai trò của hồ sơ trong quản lý:
Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ
chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chất lượng
công tác của cán bộ. Trong cơ quan, đơn vị nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải
quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng vấn đề,
sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ
giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy
đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn
cứ xác đáng và kịp thời. Do đó góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác

a. Khái niệm hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan hoặc đề cập đến một cá
nhân cụ thể. Hồ sơ nhân sự có nhiều loại như: Hồ sơ cán bộ, hồ sơ công chức, hồ sơ
viên chức, hồ sơ đảng viên, hồ sơ đoàn viên, hồ sơ sinh viên.
Hồ sơ nhân sự mang tính đặc thù nên các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải là
bản chính (hoặc bản sao hợp pháp – có đóng dấu đỏ xác nhận của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền) để đảm bảo giá trị pháp lý. Tùy theo yêu cầu quản lý nhân sự của
từng cơ quan, tổ chức mà hồ sơ nhân sự có thể nhiều hay ít các văn bản, tài liệu bắt
buộc. Thông thường, hồ sơ nhân sự gồm các văn bản mang tính khuôn mẫu như:
+ Bản khai lý lịch tự thuật có đóng dấu xác nhận của cơ quan quản lý;
+ Phiếu khám sức khỏe của cơ quan chuyên môn;
+ Giấy khai sinh;

17


+ Các loại văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn;
+ Các quyết định tuyển dụng, nâng ngạch, đề bạt, điều động;
+ Các quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có)…
b. Vị trí, vai trò
Hồ sơ nhân sự là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác quản lý
nhân sự. Hồ sơ nhân sự là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực về
nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động
và mối quan hệ gia đình - xã hội của người lao động. Hồ sơ nhân sự là cơ sở giúp doanh
nghiệp, tổ chức nắm được một cách đầy đủ nhất về người lao động, cung cấp những
thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị, năng lực công tác, đạo đức tác
phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của từng nhân viên, phục vụ cho công tác sử
dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí nhân sự.
Hồ sơ nhân sự còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi và thực
hiện chế độ chính sách đối với từng nhân viên được đầy đủ và chính xác hơn; làm cơ

Theo luật thi đua khen thưởng ban hành năm 2003, Khen thưởng là việc ghi
nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với
cá nhân tập thể có thành tích trong việc xây dựng bảo vệ tổ quốc.
Trong phạm vi cơ quan, doanh nghiệp, khen thưởng chính là việc doanh
nghiệp biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích tài chính đối với người lao
động khi họ có những thành tích trong việc phát triển doanh nghiệp.
Khen thưởng một cách tỏa đáng, đúng đắn và có tổ chức có thể củng cố các nỗ
lực dẫn tới sự thành công của tổ chức bởi vì khen thưởng động viên, khuyến khích
những người đã có đóng góp công sức cụ thể cho tổ chức.
b. Các chuẩn mực khen thưởng:
- Xác định các tiêu chuẩn, tiêu chí;
- Đánh giá kết quả đạt được mục tiêu;
- Đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc;
- Khuyến khích những cải tiến, vượt khó ;
- Thể hiện tính chất tiêu biểu, tiên tiến .
c. Các hình thức khen thưởng
- Thừa nhận về mặt xã hội (danh hiệu, bằng khen, huân chương,...);
- Khuyến khích về vật chất, tài chính (tiền thưởng, tăng lương,...);
- Thỏa mãn nhu cầu tâm lý (sự thừa nhận, tôn trọng trong tập thể, sự tự tưởng thưởng).

19