THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ MẠNG LƯỚI ĐẠI LÝ
KHAI THÁC TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM NHÂNTHỌ NGHỆ AN
I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM NHÂN THỌ NGHỆ AN
1.Vài nét về lịch sử ra đời của công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An
Công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An tiền thân là công ty bảo hiểm Nghệ
Tĩnh được thành lập ngày 18/04/1981 theo quyết định số 275/ QĐUB của chủ
tịch UBND tỉnh Nghệ Tĩnh với tên gọi là phòng bảo hiểm trực thuộc sở tài chính
Nghệ Tĩnh, chịu sự lãnh đạo và quản lý của công ty bảo hiểm Việt Nam với
nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh các nghiệp vụ thương mại cơ bản trên
địa bàn. Ngày 18/02/1987 Bộ tài chính ra quyết định nâng phòng Bảo hiểm
Nghệ Tĩnh thành chi nhánh bảo hiểm Nghệ Tĩnh trực thuộc công ty bảo hiểm
Việt Nam.
Ngày 17/02/1981 chi nhánh bảo hiểm Nghệ Tĩnh được nâng thành công
ty bảo hiểm Nghệ Tĩnh trực thuộc công ty bảo hiểm Việt Nam.
Tháng 09/1991 tỉnh Nghệ Tĩnh tách thành 2 tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh,
công ty bảo hiểm Nghệ Tĩnh cũng được tách thành 2 công ty là công ty bảo
hiểm Nghệ An và công ty bảo hiểm Hà Tĩnh. Năm 1992, công ty bảo hiểm Nghệ
An đã mở rộng hoạt động ra khắp địa bàn trong tỉnh và lập ra 4 văn phòng đại
diện bảo hiểm tại 4 khu vực. Sau hơn 3 năm chia tách, thực tế đã khẳng định
nhu cầu và bảo hiểm ở thị trường Nghệ An là rất lớn, đúng với định hướng
phát triển của bộ tài chính. Để đáp ứng nhu cầu về bảo hiểm của người dân
ngày 20/03/1996 Bộ trưởng bộ tài chính đã ban hành quyết định số 28/TC –
TCNH về việc cho phép tổng công ty bảo hiểm Việt Nam được phép tiến hành
triển khai nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ. Thực hiện chủ trương của Bộ tài chính
ngày 01/07/1996 Bảo Việt đã chính thức triển khai bán sản phẩm bảo hiểm
nhân thọ trong cả nước từ đó khoá đào tạo đại lý bảo hiểm nhân thọ đầu tiên
ra đời, từng bước hình thành mạng lưới phân phối sản phẩm bảo hiểm nhân
thọ rộng khắp cả nước.
Trong 3 năm đầu triển khai (Từ năm 1996 đến năm 1998) Bảo Việt
Nghệ An đã bán trên thị trường hai loại sản phẩm với tổng số phí 0,95 tỷ, đến
năm 1999 dưới sự chỉ đạo của tổng công ty Bảo Hiểm Việt Nam Bảo Việt Nghệ

(tỷ đồng)
15,007 33,938 65,938 100,534
Số hợp đồng
khai thác mới
( hợp đồng)
7490 15213 25100 21753
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Văn phòng khu vực 1Văn phòng khu vực 2Văn phòng khu vực 3Văn phòng khu vực 4Văn phòng khu vực 5
Văn phòng đại diện Văn phòng đại diện
PhòngMarketing PhòngPHHĐ PhòngDVKHPhòng QL và PTĐL Phòng HCTHPhòngTCKT
Mô hình 5 : Cơ cấu tổ chức của công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ
An :
3. Tác động của thị trường bảo hiểm nhân thọ đến hoạt động
kinh doanh của công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An.
Hiện nay, Nghệ An là tỉnh có dẫn số đứng thứ 4 sau thành phố Hồ Chí
Minh, Hà Nội và Thanh Hoá, nhưng lại có diện tích không tương xứng với quy
mô dân số, đời sống dân cư ngày càng được cải thiện trong những năm gần
đây, cải cách kinh tế được thực hiện rộng trên địa bàn tỉnh. Đầu tư nước ngoài
được nâng cao, cách doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp cổ phần hoá được
tăng lên về số lượng lẫn chất lượng.
Tính đến nay, Nghệ An có một thành phố, một thị xã, 16 huyện dân số
hơn 3 triệu người trong đó dân số thành thị chiếm khoảng 8% lực lượng lao
động khá cao khoảng 1,3 triệu người, trình độ lao động khá cao tuy nhiên
không đồng đều. Hơn nữa Nghệ An tuy đời sống kinh tế của dân cư đã đạt
được cải thiện trong những năm gần đây nhưng chưa thể nói là tỉnh có đời
sống dân cư cao. Mà Nghệ An là tỉnh có truyền thống hiếu học từ trước đến
nay, trong khi đó họ lại không có điều kiện kinh tế để học hành. Do đó, nhu cầu
bảo hiểm lại càng lớn, đây là một trong những yếu tố khiến thị trường bảo
hiểm nhân thọ Nghệ An trở nên sôi động. Trước đây, trên thị trường chỉ có

Phòng quản lý đại lý
Phòng khai thác khu vực
Tổ đại lý Tổ đại lý
Tổ đại lý
Đại lý Đại lý
Mô hình 6 : Mô hình tổ chức đại lý khai thác của công ty bảo hiểm
nhân thọ Nghệ An
Theo mô hình trên ta thấy rằng mạng lưới Đại lý bảo hiểm nhân thọ của
công ty được tổ chức theo 3 cấp
Cấp 1: Đại lý
Cấp 2: Tổ đại lý
Cấp 3: Phòng khai thác bảo hiểm nhân thọ tại các khu vực
Các phòng đại lý khu vực chịu sự quản lý giám sát trực tiếp của phòng
quản lý và phát triển đại lý. Việc thành lập các phòng đại lý khu vực đã được
công ty cân nhắc kỹ dựa tên những tiềm năng, điều kiện thị trường trên địa
bàn đó. Từ khi công ty mới thành lập cho đến nay thì các phòng khai thác khu
vực đã có mặt ở hầu hết các huyện trong Tỉnh. Cơ cấu nhân sự của mỗi phòng
như sau:
Mỗi phòng khu vực có một phòng trưởng, một phòng phó, một kế toán kiêm
thủ quỹ. Mỗi phòng khu vực thường được chia làm 4 đến 6 tổ đại lý, số lượng
đại lý của từng phòng khu vực không quy định mà tuỳ thuộc vào địa bàn hoạt
động của mỗi phòng khu vực.
Các vị trí trưởng và phó phòng khu vực thường được tuyển chọn từ các
đại lý, tổ trưởng giỏi, được phòng quản lý và phát triển đại lý giới thiệu và ban
giám đốc công ty sẽ quyết định bổ nhiệm.
∗ Theo quy định của công ty trưởng phòng khai thác khu vực có nhiệm vụ,
quyền hạn và trách nhiệm sau:
- Tổ chức điều hành hoạt động của phòng khai thác khu vực, để thực hiện
nhiệm vụ của công ty giao và quản lý toàn diện các hoạt động của phòng theo
quy định của công ty. Định kỳ báo cáo kết quả hoạt động của phòng bao gồm

nhân thọ, quản lý họ theo quy chế của công ty.
- Chủ động giao dịch xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, cơ quan
quản lý nhà nước để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của
phòng. Mỗi phòng khai thác được phân nhỏ ra các tổ đại lý, mỗi tổ quản lý
khoảng 10 đại lý, cơ cấu trên tạo thành một mạng lưới vững chắc, tính liên kết
cao. Áp dụng mô hình này công ty sẽ có những thuận lợi sau:
- Ban giám đốc công ty có thể thường xuyên nắm được tình hình hoạt
động của các phòng khai thác nhờ vậy mà có được các quyết định lãnh đạo,
những điều chỉnh kịp thời tới từng phòng, từng khu vực khai thác.
- Tiết kiệm được chi phí quản lý.
- Trách nhiệm được phân cấp rõ ràng, nâng cao tinh thần, trách nhiệm, ý
thức làm việc của mỗi bộ phận, đồng thời áp dụng mô hình này tạo ra điều
kiện thuận lợi cho việc phổ biến, ban hành các chính sách từ trên xuống một
cách đồng bộ, nhanh chóng.
- Tạo sự chuyên mô hoá của mỗi bộ phận, mỗi phòng khai thác quản lý
một thị trường. Vì vậy sẽ có điều kiện thâm nhập, nghiên cứu thị trường
khoanh vùng khai thác.
- Dễ nhận thấy sự phù hợp hoặc chưa phù hợp, kết quả kinh doanh của
từng loại sản phẩm trên mỗi khu vực thị trường khác nhau.
Trong mô hình này phòng quản lý đại lý quản lý trực tiếp các đơn vị đại
lý nên tạo được mối thông tin hai chiều liên tục với các đại lý, qua đó thấu hiểu
được tâm tư, nguyện vọng của từng người, mọi tranh chấp sẽ được giải quyết
một cách hợp lý, san sẻ bớt công việc với cấp trên. Tuy nhiên mô hình này vẫn
có một số nhược điểm sau:
- Chưa đáp ứng được mục đích mạng lưới phủ kín thị trường với đặc
điểm dân cư ở tỉnh Nghệ An có nhiều đặc điểm khác nhau và vị trí địa lý, điều
kiện kinh tế ở các vùng không đồng đều.
- Khó khăn cho việc đi lại từ các phòng đến công ty, nhiều khi có sự khai
thác trùng nhau giữa các công ty trong cùng một phòng hay của các phòng
khác, đây là nguyên nhân dẫn đến tranh chấp.

- Người có kỷ luật, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao, gắn bó
lâu dài với công việc.
- Người có quan hệ rộng có sự hiểu biêt về kinh tế – xã hội
- Người có sức khoẻ tốt đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Bên cạnh đó sẽ ưu tiên những người có sẵn thị trường khách hàng tiềm
năng để bán sản phẩm, đã có kinh nghiệp về bán sản phẩm.
Những yêu cầu trên luôn được công ty đề cao
Thông báo kế hoạch tuyển chọnNhận hồ sơ tuyển chọnĐịnh hướng cho tuyển viênPhỏng vấn
Thẩm tra lý lịch Tổng hợp kết quảĐào tạoKý hợp đồng
Khi tiến hành tuyển chọn đại lý công ty tiến hành theo các bước sau:

a) Bước 1: Thông báo kế hoạch tuyển chọn đại lý
Kế hoạch tuyển chọn đại lý của công ty được thông báo trên các phương tiện
thông tin đại chúng như báo, đài, ti vi. Trong đó nêu ra những chỉ tiêu tuyển
chọn cơ bản như:
- Có trình độ từ PTTH trở lên
- Tuổi đời từ 19 - 45
- Có hộ khẩu thường trú tại các khu vực trong tỉnh
- Ưu tiên nữ giới có gia đình
Trong bước này sử dụng thông báo như trên sẽ nhanh chóng đáp ứng
được yêu cầu về số lượng nhưng khá tốn kém. Hiện nay, các công ty đang đề
cao phương án đại lý giới thiệu đại lý, phương án này vừa tiết kiệm vừa nâng
cao chất lượng tuyển viên.
b) Bước 2: Nhận hồ sơ tuyển chọn.
Phòng quản lý đại lý sẽ nhận hồ sơ của các tuyển viên. Ở bước này cán
bộ công ty sẽ đưa ra một số câu hỏi phỏng vấn nhằm loại bớt số lượng hồ sơ
không phù hợp và dựa vào số lượng hồ sơ để lên kế hoạch phỏng vấn.
c) Bước 3: Định hướng cho tuyển viên
Trước khi tiến hành phỏng vấn công ty tiến hành tổ chức giới thiệu tập
trung về công việc của người đại lý bảo hiểm nhân thọ. Giúp họ tiếp tục cân

- Đào tạo ban đầu theo chương trình đào tạo của Bảo Việt bao gồm 3 phần
+ Phần 1: Đào tạo đại cương về bảo hiểm và bảo hiểm nhân thọ
+ Phần 2: Đào tạo về sản phẩm bảo hiểm nhân thọ và thủ tục ký kết hợp
đồng
+ Phần 3: Đào tạo về kỹ năng khai thác bảo hiểm nhân thọ
- Đào tạo thực hành:
Sau khi được học những nội dung của chương trình đào tạo ban đầu,
các học viên sẽ được tham dự đào tạo thực hành do các phòng thuộc công ty
đảm nhận: Bao gồm các nội dung sau:
+ Quy định đánh giá rủi ro trong bảo hiểm nhân thọ
+ Quy định và quy trình khai thác, theo dõi quản lý hợp đồng bảo hiểm
+ Thực hành kê khai giấy yêu cầu bảo hiểm hoá đơn thu phí bảo hiểm
+ Hướng dẫn các thủ tục bảo hiểm
+ Giới thiệu vị trí chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
+ Thực hành về phương pháp khai thác, ứng phó với sự từ chối của
khách hàng.
i) Bước 8: Ký hợp đồng
Ban giám đốc ký duyệt, tiến hành hợp đồng đại lý, tiếp nhận và phân
phối về các phòng khai thác hợp đồng đị lý là một văn bản ràng buộc giữa 2
bên đại lý và công ty trong đó có quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách
nhiệm của hai bên.
2.2 Nhiệm vụ, trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của đại lý
Ngoài những quy định về nghĩa vụ trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền lợi
của đại lý bảo hiểm nhân thọ thì ở công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An còn có
một số quy định khác như sau
- Khi có thay đổi về địa chỉ nơi cư trú phải thông báo cho công ty, nghỉ
việc phải báo cáo
- Phải ký quỹ tại công ty 2.000.000 số tiền này cùng với lãi suất không kỳ
hạn sẽ được công ty hoàn trả khi đại lý đã hoàn thành công việc. Công ty được
phép khấu trừ vào các khoản nợ mà đại lý còn nợ công ty

năm 1999 công ty đã phối hợp trung tâm đào tạo Bảo Việt đào tạo được 4
khoá đại lý cấp 1 với 170 học viên và 1 khoá đại lý cấp 2 với 50 học viên. Năm
2000 nhu cầu bảo hiểm ngày càng tăng, các văn phòng đại diện của các phòng
khu vực được mở ra nhiều. Nếu trong năm này nhu cầu đào tạo đại lý là rất
lớn thì trong năm 2000 công ty đã phối hợp với trung tâm đào tạo đại lý đào
tạo được 6 khoá đại lý cấp 1 với 280 học viên tăng so với năm 1999 là 2 khoá
tương ứng số lượng đại lý cấp 1 tăng 110 đại lý. Cũng trong năm này, công ty
đào tạo được 2 khoá đại lý cấp 2 với 140 học viên và 1 khoá đại lý cấp 3 gần 64
học viên. Như vậy, trong năm 2001 số lượng công ty tự đào tạo đại lý cấp I và
đã đào tạo được 9 lớp, với 350 đại lý, 3 khoá đại lý cấp 3 với 147 học viên, 2
lớp đại lý cấp 3 với 100 học viên. Năm 2001 đào tạo được 7 lớp đại lý cấp 1 với
330 học viên, 2 khoá đại lý cấp 2 với 130 học viên, 1 lớp đại lý cấp 3 với 70 học
viên.
Bảng 4 : Tình hình đào tào đại lý giai đoạn 1999 – 2002
Chỉ tiêu
Năm
Đại lý cấp 1 Đại lý cấp 2 Đại lý cấp 3
Số khoá
đào
tạo(khoá
)
S ố đại lý
(đại lý)
Số khoá
đào tạo
(khoá)
Số đại lý
(đại lý)
Số khoá
đào tạo

Nghệ An chưa tương xứng với lực lượng lao động dư thừa trên địa bàn, điều
này chứng tỏ công tác đào tạo, tuyển chọn có hạn chế, chưa lôi kéo được đông
đảo số lượng lao động tham gia hoạt động đại lý.
2.3 Những thuận lợi và khó khăn trong công tác tuyển chọn đào
tạo đại lý
a, Những thuận lợi:
- Nguồn tuyển viên:
Vấn đề việc làm ngày càng trở nên khó khăn nên số lượng tuyển viên vẫn
luôn đáp ứng đủ nhu cầu. Mặt khác do uy tín của công ty, tổng công ty BH Việt
Nam cho nên thu hút rất nhiều tuyển viên. Đây là điều kiện thuận lợi cho việc
thu hút, lựa chọn tuyển viên tốt trở thành đại lý của công ty.
- Một số cán bộ của công ty đã tham gia tuyển chọn đại lý nhiều lần, kết
hợp với việc tham gia quản lý đại lý nào cũng đã có một số kinh nghiệm trong
tuyển chọn.
- Nhờ có kế hoạch tuyển chọn phân bước rõ ràng nên có thể đánh giá
được từng khâu tuyển chọ.
- Bước giới thiệu nghề trước khi phỏng vấn chính thức tuyển viên đã
đảm bảo yêu cầu tránh tuyển những người không coi đây là một nghề thực sự.
- Từ việc nhận thấy những đặc thù của công việc cho nên bước thẩm tra
lý lịch giúp cho việc quyết định nhận tuyển viên một cách chính xác, tránh
trường hợp không rõ ràng về hoàn cảnh của tuyển viên gây ra nhiều vấn đề
phức tạp sau này.
- Công tác đào tạo đại lý đã được công ty đặc biệt chú ý. Chương trình
đào tạo luôn bổ sung, cải tiến; Bên cạnh đó, công ty thường xuyên tập huấn,
triển khai nghiệp vụ vì sản phẩm mới cho những cán bộ khai thác, mở lớp bồi
dưỡng quản lý đại lý cho các cán bộ chủ chốt trong hệ thống khai thác. Vì vậy,
chất lượng đại lý hiệu quả hoạt động mạng lưới không ngừng được nâng cao.
Nhìn chung các bước tuyển chọn được giao cho phòng quản lý đại lý
chịu trách nhiệm, theo dõi chung do đó luôn có sự điều chỉnh kịp thời khi có
vấn đề phức tạp.