BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

---/---

---/---

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THANH HÀ

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03

Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN BÙI NAM

Hà Nội, 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá
nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Bùi Nam.
Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và
không trùng lặp với các đề tài khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu

Nguyễn Thanh Hà


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 2
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 3
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................ 6
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU .................................................................. 7
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA ................. 7
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư .......................................... 7
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư ............................................................ 7
1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư .................................................. 8
1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư................................................... 13
1.1.4. Nội dung công tác văn thư ............................................................. 15
1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư............................................................ 20
1.2.1.Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác văn thư .................. 20
1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư ........................................ 22
1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác văn thư ................. 24
Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY ...................................................... 27
2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam..... 27
2.1.1. Vị trí, chức năng ............................................................................. 27
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................. 27
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy................................................................... 29
2.1.4. Nhân lực khoa học của Viện .......................................................... 33
2.1.5.Quy định về công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam................................................................................ 34
2.2.Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn

hóa công tác văn thư................................................................................. 83
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 86
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 88


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Diễn giải

CNTT

Công nghệ thông tin

CNVT

Công nghệ viễn thông

CNTT-TT

Công nghệ thông tin – truyền thông

CPĐT

Chính phủ điện tử

HLKH&CN

Hàn lâm Khoa học và Công nghệ

39

Biểu 3.1

Mô hình Chính phủ điện tử ứng dụng trong cơ quan,

Bảng 3.1

tổ chức

78

Các mức độ tương tác trong Chính phủ điện tử

75


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển
giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung
là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,
viên chức mọi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của
mọi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà
nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây
dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách
có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ,
ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40
năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị

thuật của toàn cầu hóa. Nếu chỉ xét riêng về mặt này thì toàn cầu hóa hiện nay
là sản phẩm, là thành quả của văn minh nhân loại, do vậy mà tất cả các quốc
gia, tất cả các dân tộc không những có cơ hội để tiếp nhận những sản phẩm và
thành quả đó, mà còn có quyền và cần phải tìm cách tham gia vào chính quá
trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại.
Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực
tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là
trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Những thành tựu khoa học và công
nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải
cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo
kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc hiện đại hóa công tác
văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm
thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện
tiên quyết trong quá trình hội nhập.
Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác văn thư, cùng với
những kinh nghiệm công tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt

2


Nam, tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa công tác văn thư tại
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” làm đề tài luận văn tốt
nghiệp của mình. Tôi mong muốn thông qua đề tài này có thể đóng góp
những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng công tác văn thư của Viện và
đề xuất những giải pháp góp phần hiện đại hóa công tác văn thư của Viện nói
riêng, của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống nhà nước nói chung.
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp
hiện đại hóa công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước nói chung đã thu hút

Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành
chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ:
- Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong giai
đoạn hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận,
huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay của Đào
Ngọc Quang (2004);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành
chính tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008);
- Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên
địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (2010);
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế Đăk Lăk
của Kiều Xuân Lợi (2011)…
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc
gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư ở những
mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham
khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để
viết luận văn cao học của mình. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay
chưa có một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu
một cách cụ thể về hiện đại hóa công tác văn thư ở các đơn vị sự nghiệp - viện
nghiên cứu. Bằng những kiến thức đã được học trong chương trình đào tạo

4


thạc sĩ quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được chất lượng công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian qua
và đề xuất những giải pháp để hiện đại hóa công tác văn thư của Viện.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1.Mục đích nghiên cứu

chức, đơn vị.
- Phương pháp nghiên cứu của đề tài là: phương pháp Quan sát, phương
pháp Phân tích - tổng hợp, phương pháp thống kê - so sánh, phương pháp điều
tra xã hội học và một số phương pháp nghiên cứu khoa học khác…
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Kết quả nghiên cứu đề tài luận văn sau khi bảo vệ thành công sẽ là tài
liệu phong phú bổ sung thêm cơ sở lý luận, những giải pháp thiết thực về việc
đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam nói riêng, các cơ quan nhà nước nói chung.
Các giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có thể được tiếp tục nghiên cứu để áp
dụng trên thực tế với phạm vi rộng rãi hơn.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh
mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:
Chương 1.Những vấn đề lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư
Chương 2.Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2013 đến nay
Chương 3.Phương hướng và giải pháp tăng cường hiện đại hóa công
tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam hiện nay

6


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA
CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại

chung là cơ quan, tổ chức), công tác văn thư bao gồm “ các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu
trong công tác văn thư” (Điều 2).
1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư
1.1.2.1. Vị trí
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu
được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động
của văn phòng.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.1.2.2.Vai trò
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các
cơ quan
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương,
chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh
tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể,
nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng
đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ
quan càng đạt hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết định quản lý
đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu
đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan; các cán
bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng cơ

8


quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn
bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập

suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói
riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác
văn thư làm tốt như: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời
và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi - đến
được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản
lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản
đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Từ đó sẽ
góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngược lại,
nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều
sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt,
khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công
truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu,
giấy tờ
“Quan liêu” theo nguyên nghĩa chữ Hán là khái niệm dùng để chỉ
những người làm quan dưới thời phong kiến. Ngày nay, “Quan liêu” được
dùng để chỉ những cán bộ làm việc trong các cơ quan Đảng, Nhà nước và các
tổ chức chính trị - xã hội có biểu hiện xa rời thực tế; thiếu sâu sát quần chúng
và cơ sở, ngồi một chỗ ra lệnh cho cấp dưới thực hiện; giải quyết công việc
không qua điều tra, nghiên cứu cụ thể, đưa ra các quyết định quản lý không
phù hợp với thực tiễn và không có khả năng thực thi.
Tệ quan liêu trong các cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát giấy
tờ, tức ban hành văn bản trong trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thức
khác để truyền đạt thông tin hoặc chỉ đạo, hướng dẫn thì thuận tiện và đạt
hiệu quả cao hơn. Quan liêu, giấy tờ là hai người bạn đồng hành và có quan
hệ mật thiết với nhau. Tác phong làm việc quan liêu sẽ dẫn đến lạm phát giấy
tờ và ngược lại, lạm phát giấy tờ là biểu hiện của chủ nghĩa quan liêu. Tác hại

10


11


khoa học - công nghệ mà cơ quan không công bố hoặc chưa công bố, nhưng
nếu bị tiết lộ sẽ gây tác hại đến hoạt động chỉ đạo, nghiên cứu, sản xuất, kinh
doanh của các cơ quan đó.
Việc bảo vệ bí mật của nhà nước và bí mật cơ quan có quan hệ mật
thiết với công tác văn thư. Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà
nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, nghĩa là đều được phản ánh ở
các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu quan. Nếu việc
bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan được các
cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ
quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn
thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin
thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi đã giải quyết
xong, đối với những tài liệu còn giá trị nghiên cứu, sử dụng (giá trị thực tiễn
và giá trị lịch sử) cần lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đến thời hạn
quy định, những tài liệu có giá trị lịch sử cần giao nộp và lưu trữ lịch sử để
phục vụ cho nghiên cứu lâu dài. Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ
yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Cũng lẽ đó, giữa công tác văn thư
và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn công tác lưu trữ tiến
hành thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư. Trước hết là làm tốt các
khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp tài liệu và lưu
trữ cơ quan. Nếu như văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần
thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài
liệu lưu trữ có độ chính xác cao. Từ đó, góp phần nâng cao chất lượng của tài
liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng.

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng
văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.

13


Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của
cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây
tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan.
1.1.3.2.Chính xác
Chính xác về nội dung của văn bản:
- Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải
phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan
nhà nước cấp trên
- Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù
hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật…
- Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
- Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban
hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký,
con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải
được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
- Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
- Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất
cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển
giao văn bản…
- Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với

đến hiệu lực pháp lý và độ tin cậy của văn bản đó.
+ Các thành phần của văn bản phải được trình bày theo một cách thức
thống nhất.
+ Thể thức của một thể loại văn bản phải do các cơ quan có thẩm quyền
có liên quan quy định.
Khác với các cơ quan nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác, thể thức
văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày
28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng.

15


Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu
của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn bản của tổ
chức Công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày
22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn
bản của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện theo Hướng
dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung ương Hội Liên hiệp
Phụ nữ Việt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể thức văn bản trong hệ
thống Hội LHPN Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên
thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng
trung ương Đoàn. Các văn bản quản lý nhà nước, thể thức văn bản được quy
định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư,
Nghị định số 9/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
Ngoài ra, chúng ta không nên đánh đồng khái niệm “Hình thức văn
bản” với “Thể thức văn bản”. “Hình thức văn bản” mới chỉ nói lên được các
thành phần cấu thành của một loại hình văn bản, tức bề ngoài của văn bản ,
chưa hàm chứa cách thức thể hiện các thành phần đó.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

các cơ quan, văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố
thể thức quan trọng là con dấu. Con dấu thể hiện quyền lực của cơ quan các
cấp. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan
trọng trong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các
văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ quản lý hành chính nhà nước.
- Nguyên tắc đóng dấu:
+ Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;
+ Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của cấp có thẩm quyền (cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực thuộc được
ủy quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó);
+ Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không được
đóng dấu khống chỉ (văn bản chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc
văn bản chưa ghi nội dung;

17


+ Dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về
bên trái;
+ Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo;
+ Dấu đóng mờ phải được đóng lại.
- Các chế độ quản lý con dấu:
+ Con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu tại cơ quan công an
cấp giấy phép khắc dấu, chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký
mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được thông báo sử dụng con dấu mới. Khi sử
dụng con dấu mới, phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an;
+ Con dấu phải do Thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng giao cho
một người giữ. Người được giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức
phải là người có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư
và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu;